Trong lộ trình hiện đại hóa nền hành chính công và thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực hàng hải và quản lý cửa khẩu cảng biển luôn được xem là mũi nhọn then chốt. Nhằm tạo bước đột phá mạnh mẽ, cắt giảm tối đa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, Chính phủ đã ban hành một văn bản pháp lý mang tính lịch sử. Đó chính là Nghị định 289/2026/NĐ-CP, đánh dấu bước chuyển mình toàn diện từ phương thức quản lý truyền thống sang công nghệ số.

Theo quy định mới nhất, kể từ ngày 01/10/2026, phương thức kiểm soát điện tử sẽ chính thức được áp dụng bắt buộc đối với hàng loạt đối tượng tại các cửa khẩu cảng. Đây không chỉ là một thay đổi về mặt kỹ thuật, mà còn là cuộc cách mạng về tư duy quản lý, đòi hỏi các chủ tàu, doanh nghiệp cảng và các bên liên quan phải nhanh chóng nắm bắt thông tin để chủ động thích ứng trước giờ G.

Bước đột phá từ Nghị định 289/2026/NĐ-CP: Kiểm soát điện tử thay thế thủ công

Trước đây, việc thực hiện các thủ tục biên phòng, hải quan và kiểm soát an ninh tại các cửa khẩu cảng biển phần lớn vẫn phụ thuộc vào hồ sơ giấy và quy trình thủ công. Điều này không chỉ gây mất thời gian cho các chủ tàu mà còn tạo ra áp lực lớn cho lực lượng chức năng tại cảng. Sự ra đời của Nghị định 289/2026/NĐ-CP được kỳ vọng sẽ giải quyết triệt để bài toán này.

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm soát giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sự can thiệp trực tiếp của con người, từ đó hạn chế tối đa các tiêu cực phát sinh. Đồng thời, việc liên thông dữ liệu giữa các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành sẽ giúp nâng cao năng lực giám sát, bảo đảm an ninh quốc gia nhưng vẫn giữ được sự thông thoáng, thuận lợi cho hoạt động giao thương quốc tế.

Những đối tượng nào bắt buộc phải áp dụng thủ tục kiểm soát điện tử?

Một trong những nội dung quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là danh sách các đối tượng chịu sự điều chỉnh của quy định mới. Cụ thể, tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 289/2026/NĐ-CP đã phân định rõ ràng các nhóm đối tượng bắt buộc phải thực hiện thủ tục kiểm soát theo cách thức điện tử bao gồm:

"a) Tàu thuyền Việt Nam nhập cảnh, xuất cảnh; tàu biển Việt Nam hoạt động tuyến nội địa;
b) Tàu thuyền nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, chuyển cảng;
c) Tàu thuyền được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép hoặc có văn bản cho phép đến cảng, bao gồm:
- Tàu thuyền nước ngoài có động cơ chạy bằng năng lượng hạt nhân hoặc tàu thuyền vận chuyển chất phóng xạ;
- Tàu thuyền nước ngoài đến cảng thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể thao, nghệ cờ, cứu hộ cứu nạn, trục vớt tài sản chìm đắm, lai dắt hỗ trợ, xây dựng, khảo sát và sửa chữa công trình biển;
- Tàu thuyền nước ngoài đến vùng biển Việt Nam thực hiện các hoạt động khảo sát, thăm dò, khai thác tài nguyên và hoạt động về môi trường;
d) Thuyền viên nước ngoài đi trên tàu thuyền nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, chuyển cảng;
đ) Tàu cá Việt Nam và thuyền viên Việt Nam áp dụng thủ tục kiểm soát theo cách thức thủ công được thực hiện kiểm soát theo cách thức điện tử khi Cổng an toàn cửa quốc gia và các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành đáp ứng được cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và yêu cầu quản lý nghiệp vụ chuyên ngành."

Như vậy, có thể thấy phạm vi áp dụng của quy định mới là cực kỳ rộng lớn, bao phủ hầu hết các loại hình tàu thuyền hoạt động trong và ngoài nước. Đặc biệt, đối với các phương tiện đặc thù như tàu chạy bằng năng lượng hạt nhân hoặc tàu vận chuyển chất phóng xạ, việc kiểm soát điện tử sẽ giúp các cơ quan chức năng theo dõi sát sao lộ trình, bảo đảm an toàn tuyệt đối về môi trường và an ninh.

Riêng đối với nhóm tàu cá và thuyền viên Việt Nam, pháp luật cũng mở ra một cơ chế linh hoạt. Hiện tại, nhóm này vẫn áp dụng thủ tục thủ công, nhưng sẽ được chuyển đổi sang phương thức điện tử ngay khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Cổng an toàn cửa quốc gia và các cơ quan chuyên ngành hoàn thiện, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý.

Quy trình vận hành qua Cổng thông tin một cửa quốc gia

Để triển khai đồng bộ và hiệu quả phương thức mới này, hạ tầng kỹ thuật đóng vai trò quyết định. Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 289/2026/NĐ-CP, toàn bộ thủ tục kiểm soát theo cách thức điện tử sẽ được thực hiện thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Đây là đầu mối duy nhất tiếp nhận và xử lý thông tin, giúp tối giản hóa các bước trung gian.

Người làm thủ tục (chủ tàu, đại lý hàng hải hoặc người được ủy quyền) chỉ cần truy cập vào hệ thống, khai báo các thông tin theo biểu mẫu điện tử quy định và gửi đi. Hệ thống sẽ tự động phân phối dữ liệu đến các cơ quan quản lý liên quan như Biên phòng cửa khẩu cảng, Hải quan, Cảng vụ hàng hải, Kiểm dịch y tế... để xử lý song song. Kết quả phê duyệt cũng sẽ được trả về dưới dạng chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

Kịch bản ứng phó khi hệ thống gặp sự cố kỹ thuật

Một câu hỏi đặt ra là: Liệu hoạt động xuất nhập cảnh tại cảng có bị ngưng trệ nếu hệ thống mạng hoặc Cổng thông tin một cửa quốc gia gặp sự cố? Nhà làm luật đã lường trước tình huống này để bảo đảm tính liên tục của hoạt động lưu thông hàng hải.

Nghị định quy định rõ, trong trường hợp Cổng thông tin một cửa quốc gia xảy ra sự cố kỹ thuật không thể vận hành, người làm thủ tục sẽ lập tức chuyển sang thực hiện thủ tục kiểm soát theo cách thức thủ công quy định tại Điều 6 Nghị định 289/2026/NĐ-CP. Điều này bảo đảm rằng dòng chảy hàng hóa và hành khách qua cảng biển luôn được thông suốt trong mọi hoàn cảnh.

Tuy nhiên, để quá trình chuyển đổi giữa hai phương thức diễn ra mượt mà, các doanh nghiệp vận tải biển và đại lý hàng hải cần chủ động xây dựng các kịch bản ứng phó nội bộ, đào tạo nhân sự thành thạo cả hai quy trình điện tử và thủ công, đồng thời chuẩn bị sẵn sàng các biểu mẫu giấy theo quy định để sử dụng ngay khi cần thiết.

Lời khuyên thiết thực cho doanh nghiệp trước giờ G

Chỉ còn hơn hai tháng nữa là đến thời điểm chính thức áp dụng quy định mới (01/10/2026). Để tránh những bỡ ngỡ và rủi ro pháp lý không đáng có, các doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:

• Rà soát và nâng cấp hạ tầng: Đảm bảo hệ thống máy tính, đường truyền internet tại văn phòng và trên tàu (nếu có) hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu kết nối với Cổng thông tin một cửa quốc gia.
• Đăng ký tài khoản và phân quyền: Chủ động đăng ký tài khoản người dùng trên hệ thống dịch vụ công, thực hiện phân quyền rõ ràng cho nhân sự chịu trách nhiệm khai báo.
• Tập huấn nghiệp vụ: Tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn nhân viên, thuyền trưởng và thuyền viên nắm vững quy trình khai báo điện tử mới theo Nghị định 289/2026/NĐ-CP.

Việc chủ động chuẩn bị không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn là cơ hội để tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số hóa ngành hàng hải.