Ngày 09/03/2015, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức ký ban hành Quyết định 08/2015/QĐ-TTg về việc thí điểm giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Đây được xem là một bước tiến đột phá trong nỗ lực cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt gánh nặng về thời gian và chi phí cho các đơn vị sử dụng lao động trên cả nước.

Mở rộng phương thức giao dịch hiện đại

Theo quy định tại Điều 1 và Điều 2 Quyết định 08/2015/QĐ-TTg, đối tượng áp dụng bao gồm các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH). Các đơn vị này giờ đây có quyền lựa chọn thực hiện các thủ tục hành chính thông qua phương tiện điện tử thay vì phải trực tiếp đến cơ quan BHXH như trước đây.

Việc triển khai này dựa trên nền tảng của Luật Giao dịch điện tử 2005 và Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (vừa được Quốc hội thông qua và sẽ có hiệu lực từ năm 2016). Điều này cho thấy sự chủ động của Chính phủ trong việc đón đầu công nghệ để phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Điều kiện để tham gia giao dịch điện tử

Để có thể thực hiện đăng ký BHXH qua mạng, người sử dụng lao động cần đáp ứng các điều kiện cơ bản quy định tại Điều 5 Quyết định 08/2015/QĐ-TTg:

• Có chứng thư số: Phải còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
• Hạ tầng kỹ thuật: Có khả năng truy cập Internet và địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức giao dịch:

1. Giao dịch trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2. Giao dịch thông qua các Tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử (Tổ chức I-VAN).

Giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử

Một trong những lo ngại lớn nhất của doanh nghiệp là tính pháp lý của các chứng từ điện tử. Tuy nhiên, Điều 14 Quyết định 08/2015/QĐ-TTg đã khẳng định rõ ràng:

"Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ bằng giấy khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 13 và Khoản 1 Điều 14 của Quyết định này."

Điều này đồng nghĩa với việc các thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số hợp lệ sẽ được cơ quan nhà nước công nhận và bảo vệ như văn bản giấy truyền thống có đóng dấu đỏ.

Lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

Việc thí điểm này mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tiết kiệm thời gian: Không còn cảnh phải xếp hàng chờ đợi tại cơ quan bảo hiểm. Giao dịch có thể thực hiện 24/7, kể cả ngày nghỉ, lễ, Tết theo quy định tại Điều 15.
• Minh bạch hóa quá trình: Doanh nghiệp nhận được thông báo xác nhận nộp hồ sơ chỉ trong vòng 15 phút sau khi gửi thành công.
• Lưu trữ an toàn: Hồ sơ điện tử được lưu trữ hệ thống, dễ dàng tra cứu và quản lý lâu dài theo quy định tại Điều 16.

Với việc ban hành Quyết định 08/2015/QĐ-TTg, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đang nỗ lực hiện thực hóa mục tiêu giảm số giờ thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp xuống ngang bằng với các nước trong khu vực ASEAN-6. Đây là tín hiệu đáng mừng cho cộng đồng doanh nghiệp trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.