Trong kỷ nguyên số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, một câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại khiến không ít kế toán và chủ doanh nghiệp lúng túng: Liệu bản in PDF hay bản thể hiện trên giấy của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý hay không? Việc hiểu sai bản chất của các định dạng này có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng trong công tác lưu trữ và thanh tra thuế.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử thực chất là gì?

Để trả lời câu hỏi về giá trị pháp lý, trước hết chúng ta cần làm rõ khái niệm hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã định nghĩa rõ:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế...

Về mặt kỹ thuật, Điều 12 của Nghị định này quy định định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử là ngôn ngữ XML (Extensible Markup Language). Đây là tệp dữ liệu chứa toàn bộ thông tin nghiệp vụ và chữ ký số.

Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử (thường ở định dạng PDF, HTML hoặc bản in giấy) chỉ đơn thuần là hình thức hiển thị nội dung của tệp dữ liệu XML gốc để con người có thể đọc và kiểm tra một cách dễ dàng.

Giá trị pháp lý của bản thể hiện: Có hay không?

Đây là nội dung quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý. Theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và thuế, chỉ có tệp dữ liệu điện tử gốc (file XML) mới có giá trị pháp lý và được dùng làm căn cứ để kê khai, quyết toán thuế.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý trong các giao dịch chính thức. Nó chỉ có vai trò:

• Phục vụ việc lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Giúp người dùng dễ dàng đọc và đối chiếu nội dung thông tin.
• Chứng minh thông tin khi đi kèm với hóa đơn điện tử gốc.

Phân biệt rạch ròi giữa hóa đơn gốc và bản thể hiện

Để tránh những sai sót đáng tiếc, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai khái niệm này qua các tiêu chí sau:

1. Định dạng tệp tin

Hóa đơn điện tử gốc bắt buộc phải là tệp tin định dạng XML. Trong khi đó, bản thể hiện có thể linh hoạt dưới dạng PDF, HTML hoặc thậm chí là bản in ra giấy.

2. Phần mềm sử dụng

Để mở và kiểm tra tính toàn vẹn của hóa đơn gốc, bạn cần các phần mềm chuyên dụng hoặc công cụ hiển thị của Tổng cục Thuế. Ngược lại, bản thể hiện có thể mở bằng các trình duyệt web hoặc phần mềm đọc PDF thông dụng.

3. Giá trị sử dụng trong thanh tra

Khi cơ quan Thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp phải xuất trình được tệp dữ liệu XML gốc. Bản in PDF hay giấy chỉ mang tính chất tham khảo và không thể thay thế cho chứng từ điện tử gốc nếu tệp XML bị mất hoặc hư hỏng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là bước tiến lớn, nhưng cũng đòi hỏi sự cẩn trọng trong quản lý. Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống lưu trữ tệp XML một cách khoa học, an toàn và không nên chỉ tin tưởng vào các bản in PDF để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật cao nhất.