Trong nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số ngành xây dựng, Bộ Xây dựng đã ban hành những quy định mới mang tính đột phá về việc quản lý và lưu trữ hồ sơ quy hoạch. Theo đó, kể từ cuối năm 2025, việc lập hồ sơ điện tử sẽ không còn là tùy chọn mà trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi đồ án quy hoạch đô thị và nông thôn.

Quy định mới về hồ sơ điện tử quy hoạch từ cuối năm 2025

Tại khoản 1 Điều 1 Thông tư 43/2025/TT-BXD, Bộ Xây dựng đã thực hiện sửa đổi, bổ sung toàn diện Điều 2 Thông tư 16/2025/TT-BXD. Đây là lần đầu tiên cơ quan quản lý đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể, có cấu trúc rõ ràng về thành phần hồ sơ điện tử trong lĩnh vực quy hoạch đô thị và nông thôn.

Sự thay đổi này nhằm đảm bảo tính đồng bộ, minh bạch và dễ dàng tra cứu thông tin quy hoạch cho cả cơ quan quản lý và người dân. Việc áp dụng hồ sơ điện tử song song với hồ sơ giấy giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc dữ liệu và tăng cường khả năng tích hợp vào hệ thống thông tin địa lý quốc gia.

3 nhóm dữ liệu bắt buộc trong hồ sơ điện tử

Theo quy định mới, một bộ hồ sơ điện tử quy hoạch chuẩn chỉnh phải bao gồm 03 nhóm dữ liệu cốt lõi sau:

• Cơ sở dữ liệu số cơ bản: Bao gồm các tệp tin bản vẽ và văn bản tương ứng với nội dung in ấn trong hồ sơ giấy. Các tài liệu này phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định tại Chương II và Chương III của Thông tư 16/2025/TT-BXD.
• Cơ sở dữ liệu số pháp lý: Đây là các tệp tin được quét (scan) từ bản giấy hoặc chứng thực điện tử. Nhóm dữ liệu này đóng vai trò là căn cứ xác lập giá trị pháp lý cho hồ sơ điện tử, tương đương với hồ sơ giấy truyền thống.
• Cơ sở dữ liệu số địa lý (GIS): Đây là điểm nhấn quan trọng nhất, yêu cầu các dữ liệu phải được chuyển đổi sang định dạng địa lý để phục vụ công tác quản lý, khai thác và tích hợp trên hệ thống thông tin quy hoạch hiện đại.

Xây dựng hồ sơ điện tử đồng thời với quá trình lập quy hoạch

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất là yêu cầu về tính thời điểm. Pháp luật hiện nay không cho phép việc "số hóa sau" mà yêu cầu hồ sơ điện tử phải được hình thành ngay trong quá trình thực hiện đồ án.

Cụ thể, tại điểm d khoản 2 Điều 2 Thông tư 16/2025/TT-BXD (đã được sửa đổi bởi Thông tư 43/2025/TT-BXD) quy định:

"Hồ sơ điện tử quy hoạch đô thị và nông thôn phải được xây dựng đồng thời trong quá trình lập, thẩm định, phê duyệt nhiệm vụ quy hoạch, quy hoạch đô thị và nông thôn; bảo đảm đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu quy hoạch."

Quy định này buộc các đơn vị tư vấn và cơ quan chức năng phải thay đổi phương thức làm việc truyền thống, chuyển sang quy trình làm việc số hóa ngay từ những bước đầu tiên. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối giữa bản vẽ giấy và dữ liệu số.

Với việc áp dụng chính thức từ ngày 09/12/2025, các địa phương và đơn vị liên quan cần sớm có kế hoạch chuẩn bị về hạ tầng kỹ thuật cũng như nhân lực để đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của Thông tư 43/2025/TT-BXD, góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng đô thị thông minh tại Việt Nam.