Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc triển khai công chứng điện tử được xem là bước ngoặt lớn giúp tối ưu hóa quy trình giao dịch dân sự tại Việt Nam. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, dịch vụ công chứng điện tử sẽ chính thức đi vào đời sống với những tiêu chuẩn khắt khe về kỹ thuật và pháp lý.

1. Điều kiện về tài khoản và nền tảng công chứng điện tử

Để có thể thực hiện các giao dịch trên môi trường số, yếu tố tiên quyết là sự hiện diện của một nền tảng công nghệ thống nhất. Theo khoản 1 Điều 49 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, các chủ thể bao gồm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và viên chức ngoại giao phải có tài khoản được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử.

Nền tảng này không chỉ đơn thuần là một website mà phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt quy định tại Điều 51 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, bao gồm:

• Sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2.
• Có giải pháp video call để tương tác trực tiếp và lưu trữ hình ảnh người tham gia giao dịch.
• Kết nối thời gian thực với cơ sở dữ liệu công chứng địa phương.

2. Chữ ký số và dấu thời gian - Yếu tố then chốt bảo mật

Khác với việc ký tay truyền thống, công chứng điện tử đòi hỏi sự xác thực tuyệt đối thông qua công nghệ. Pháp luật yêu cầu chữ ký số được sử dụng phải kèm theo dịch vụ cấp dấu thời gian từ các tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy tại Việt Nam.

Trích dẫn nguyên văn quy định tại khoản 2 Điều 49 Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

"2. Chữ ký số có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian để thực hiện công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam."

Đặc biệt, các công chứng viên và tổ chức hành nghề phải thực hiện đăng ký chữ ký số này tại Sở Tư pháp nơi mình hoạt động để đảm bảo tính pháp lý cao nhất.

3. Hạ tầng kỹ thuật và cơ sở vật chất bắt buộc

Để vận hành trơn tru dịch vụ này, các tổ chức hành nghề công chứng không thể thiếu sự đầu tư bài bản về hạ tầng. Khoản 3 Điều 49 Nghị định 104/2025/NĐ-CP nhấn mạnh việc bảo đảm các điều kiện về máy tính, đường truyền mạng ổn định và các thiết bị điện tử hỗ trợ khác.

Điều này đảm bảo rằng mọi dữ liệu, hình ảnh và video call trong quá trình công chứng được truyền tải sắc nét, không bị gián đoạn, tránh các rủi ro về sai sót thông tin hoặc giả mạo danh tính.

4. Phạm vi áp dụng và quy định đối với cơ quan đại diện ngoại giao

Không phải mọi giao dịch đều có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn. Theo Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, phạm vi được phân định rõ ràng:

• Công chứng điện tử trực tiếp: Áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự.
• Công chứng điện tử trực tuyến: Áp dụng cho các giao dịch dân sự, ngoại trừ di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương khác.

Đối với các Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài, việc công chứng điện tử được thực hiện dựa trên điều kiện thực tế của từng cơ quan và tuân thủ phạm vi quy định tại khoản 1 Điều 73 Luật Công chứng 2024.

Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp các tổ chức hành nghề công chứng chuẩn bị tốt lộ trình triển khai mà còn giúp người dân chủ động hơn trong việc tiếp cận các dịch vụ công hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.