Tại sao doanh nghiệp cần thông báo chấm dứt chương trình khuyến mại đúng quy định?

Trong hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như hết hàng hóa, sự cố bất khả kháng hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý, doanh nghiệp có thể phải dừng chương trình khuyến mại trước thời hạn đã công bố. Tuy nhiên, việc tự ý dừng mà không tuân thủ quy trình pháp lý có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính nặng nề và làm giảm uy tín thương hiệu.

Theo quy định tại Luật Thương mại 2005 và Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân thực hiện khuyến mại phải có trách nhiệm thông báo công khai và báo cáo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khi chấm dứt chương trình.

Doanh nghiệp cần thực hiện đúng thủ tục thông báo khi chấm dứt khuyến mại (ảnh minh họa)

Các trường hợp được chấm dứt thực hiện chương trình khuyến mại

Căn cứ theo Điều 22 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân được chấm dứt chương trình khuyến mại trước thời hạn đã công bố trong các trường hợp sau:

• Trường hợp bất khả kháng: Các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp khiến việc tiếp tục chương trình là không thể.
• Hết số lượng hàng hóa, dịch vụ khuyến mại: Hoặc hết số lượng bằng chứng xác định trúng thưởng đã công bố (phải có thông báo trước đó).
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý: Khi chương trình vi phạm các điều cấm hoặc không đúng với nội dung đã đăng ký/thông báo.
• Bị đình chỉ hoạt động: Thương nhân bị cơ quan nhà nước đình chỉ một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh liên quan đến chương trình.

"Thương nhân chấm dứt thực hiện chương trình khuyến mại phải đảm bảo đầy đủ quyền lợi của khách hàng đã tham gia chương trình; công bố công khai việc chấm dứt thực hiện chương trình khuyến mại..."

Mẫu Thông báo chấm dứt thực hiện chương trình khuyến mại mới nhất

Dưới đây là mẫu thông báo được cập nhật theo các quy định mới nhất áp dụng cho năm 2019, thay thế cho các mẫu cũ dựa trên Nghị định 37/2006/NĐ-CP trước đây.

THÔNG BÁO CHẤM DỨT THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MẠI

Kính gửi: Sở Công thương tỉnh/thành phố ................................

- Tên doanh nghiệp: ........................................................................

- Mã số doanh nghiệp: .................................. do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư cấp ngày .......................

- Địa chỉ trụ sở chính: .......................................................................................................................

- Người liên hệ: ........................................................................... Điện thoại: .................................

Căn cứ Luật Thương mại 2005; Căn cứ Nghị định số 81/2018/NĐ-CP ngày 22 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại.

(Tên doanh nghiệp) thông báo chấm dứt chương trình khuyến mại đã thông báo/đăng ký như sau:

• Tên chương trình khuyến mại: ..........................................................
• Thời gian khuyến mại dự kiến ban đầu: .................................................................................
• Địa bàn thực hiện khuyến mại: .........................................................................................
• Ngày bắt đầu chấm dứt: ...............................
• Lý do chấm dứt: ...............................................................................................................................

Việc chấm dứt khuyến mại phải được thông báo công khai tại điểm bán (ảnh minh họa)

(Tên doanh nghiệp) cam kết:

- Tính chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

- Thông báo công khai việc chấm dứt chương trình khuyến mại này tại nơi bán hàng và trên ít nhất một phương tiện thông tin đại chúng để khách hàng được biết.

- Đảm bảo đầy đủ quyền lợi của khách hàng đã tham gia chương trình khuyến mại trước thời điểm chấm dứt.

- Thực hiện đúng các nghĩa vụ về thuế và báo cáo kết quả khuyến mại theo quy định.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi gửi thông báo này đến Sở Công thương, doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn gửi thông báo thường là trước khi thực hiện việc chấm dứt (trừ trường hợp bất khả kháng). Đồng thời, hồ sơ kèm theo nên có các tài liệu chứng minh lý do chấm dứt (ví dụ: biên bản xác nhận hết hàng hóa, văn bản của cơ quan nhà nước...).

Việc lưu trữ hồ sơ khuyến mại cũng cực kỳ quan trọng. Theo Điều 20 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân phải lưu trữ các chứng từ liên quan đến kết quả khuyến mại trong thời hạn quy định để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

Hy vọng mẫu thông báo và những hướng dẫn trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình pháp lý, tránh những rủi ro không đáng có trong hoạt động xúc tiến thương mại.