Trong giao dịch thương mại hiện đại, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu. Thông thường, một hóa đơn hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký số của cả bên bán và bên mua. Tuy nhiên, thực tế có không ít trường hợp hóa đơn điện tử thiếu chữ ký số của người bán nhưng vẫn được cơ quan thuế chấp nhận. Vậy quy định cụ thể về vấn đề này như thế nào?

Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo nguyên tắc chung, hóa đơn điện tử phải có chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu. Tuy nhiên, căn cứ vào thực tiễn kinh doanh và đặc thù của một số ngành nghề, Chính phủ đã ban hành các quy định nới lỏng cho một số đối tượng cụ thể.

Cụ thể, tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật đã liệt kê danh sách các trường hợp ngoại lệ không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán trên hóa đơn.

4 trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số người bán

Dưới đây là các trường hợp đặc thù mà người nộp thuế cần lưu ý để tránh việc từ chối hóa đơn một cách oan uổng:

• Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Đối với loại hóa đơn này, không nhất thiết phải có chữ ký số của cả người bán và người mua.
• Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Hóa đơn này không nhất thiết phải có các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế người mua và đặc biệt là không cần chữ ký số của người bán.
• Tem, vé, thẻ điện tử: Các loại chứng từ này (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã) không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và các tiêu thức về người mua.
• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: Các hóa đơn xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh cũng được miễn tiêu thức chữ ký số người bán.

Cách kiểm tra tính pháp lý của chữ ký số

Đối với các hóa đơn bắt buộc phải có chữ ký số, người mua cần thực hiện kiểm tra để đảm bảo hóa đơn đó có giá trị khấu trừ thuế. Bạn có thể thực hiện theo hai cách chính thống sau:

Cách 1: Sử dụng website của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC)

Người dùng truy cập vào cổng dịch vụ trực tuyến của NEAC, tải tệp hóa đơn lên hệ thống để kiểm tra. Nếu kết quả hiển thị "Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra" và "Dữ liệu không bị thay đổi", bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý của chứng từ đó.

Cách 2: Sử dụng phần mềm NEAC Signer

Đây là phần mềm do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển, hỗ trợ kiểm tra chữ ký số trên nhiều định dạng tệp như PDF, XML, Excel... Việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc rà soát hóa đơn đầu vào với số lượng lớn.

Trích dẫn khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung... Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu... chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán..."

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP không chỉ giúp kế toán xử lý công việc chính xác mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý chứng từ, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong kỳ quyết toán thuế.