Trong thực tế đời sống pháp lý, không ít trường hợp khi tiến hành các thủ tục liên quan đến thừa kế, chế độ chính sách hoặc xác định quan hệ nhân thân, người dân mới phát hiện thông tin trên Giấy khai sinh của người thân đã quá cố có sai sót hoặc bị thất lạc. Câu hỏi đặt ra là liệu pháp luật có cho phép sửa đổi thông tin trên Giấy khai sinh của người đã mất hay không? Và nếu không thể làm lại, làm thế nào để chứng minh quan hệ nhân thân trong các giao dịch dân sự?

1. Có được đăng ký lại hoặc sửa đổi Giấy khai sinh cho người đã chết?

Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, việc đăng ký hộ tịch (bao gồm khai sinh, kết hôn, khai tử) là quyền và nghĩa vụ của cá nhân nhằm xác lập các thông tin cơ bản về nhân thân. Tuy nhiên, đối với trường hợp người đã mất, các quy định về đăng ký lại có những giới hạn nhất định.

Cụ thể, tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch 2014 đã nêu rõ:

“3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.”

Như vậy, về mặt nguyên tắc, cơ quan đăng ký hộ tịch không thực hiện việc đăng ký lại khai sinh cho người đã chết. Điều này cũng đồng nghĩa với việc không thể tiến hành thủ tục cải chính, sửa đổi thông tin trên bản chính Giấy khai sinh của người đã khuất vì chủ thể của quyền hộ tịch đó không còn tồn tại để thực hiện quyền năng pháp lý này.

2. Giải pháp thay thế: Cấp bản sao trích lục từ sổ gốc

Mặc dù không thể làm lại hay sửa đổi Giấy khai sinh, nhưng thông tin hộ tịch của người đã mất vẫn được lưu trữ trong Sổ hộ tịch tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cấp huyện nơi đã đăng ký trước đây). Để có giấy tờ sử dụng trong các giao dịch, người thân có thể yêu cầu cấp bản sao trích lục.

Căn cứ Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, những đối tượng sau có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:

• Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính;
• Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền;
• Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Về giá trị pháp lý, khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP khẳng định:

“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Do đó, bản sao trích lục khai sinh là văn bản pháp lý hoàn toàn đủ điều kiện để thay thế bản chính đã mất hoặc hư hỏng của người quá cố.

3. Giấy khai sinh có bắt buộc trong thủ tục phân chia di sản thừa kế?

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến người dân cần đến Giấy khai sinh của người đã mất là để thực hiện thủ tục khai nhận hoặc phân chia di sản thừa kế tại văn phòng công chứng.

Theo Điều 57 Luật Công chứng 2014, khi thực hiện công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản.

Tuy nhiên, Giấy khai sinh không phải là lựa chọn duy nhất. Trong trường hợp không có Giấy khai sinh và cũng không thể trích lục (do sổ hộ tịch bị thất lạc, tiêu hủy bởi chiến tranh, thiên tai...), người dân có thể sử dụng các loại giấy tờ thay thế khác như:

• Sổ hộ khẩu (có thể hiện quan hệ cha con, mẹ con);
• Giấy xác nhận thông tin cư trú;
• Các văn bản, quyết định của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ nhân thân;
• Lời chứng của người làm chứng hoặc các chứng cứ khác được cơ quan công chứng chấp thuận theo quy định.

Lời khuyên pháp lý: Nếu thông tin trên các giấy tờ hiện có của người đã mất không thống nhất (ví dụ: sai lệch ngày sinh giữa Giấy khai sinh và Căn cước công dân), gia đình nên chủ động liên hệ với cơ quan quản lý hộ tịch để được hướng dẫn thủ tục xác nhận hoặc điều chỉnh các giấy tờ liên quan khác dựa trên sổ gốc, nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp khi thực hiện các giao dịch dân sự sau này.

Nội dung bài viết được biên tập dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm tháng 01/2023. Quý khách hàng cần lưu ý đối chiếu với các văn bản mới nhất hoặc liên hệ chuyên gia để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp.