Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến cư trú như đăng ký thường trú, tạm trú hay tách sổ hộ khẩu, Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (Mẫu HK02) là loại giấy tờ không thể thiếu. Tuy nhiên, việc kê khai thông tin sao cho chính xác, đúng quy định pháp luật vẫn là trở ngại với nhiều người. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu phiếu này dựa trên các quy định hiện hành trong năm 2018.

Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu dùng trong trường hợp nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 36/2014/TT-BCA, Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK02) được sử dụng để thông báo cho cơ quan Công an khi có sự thay đổi về thông tin cư trú của công dân.

Cụ thể, mẫu phiếu này được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú theo quy định của Luật Cư trú 2006 và Luật cư trú sửa đổi năm 2013.
• Điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú (như thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, nghề nghiệp...).
• Thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú hoặc xóa đăng ký thường trú, tạm trú.
• Thực hiện thủ tục tách sổ hộ khẩu, đổi hoặc cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú do bị mất hoặc hư hỏng.
• Cấp giấy chuyển hộ khẩu hoặc xác nhận thông tin cư trú trước đây.
• Gia hạn thời gian tạm trú tại địa phương.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

Việc kê khai thông tin cần đảm bảo tính trung thực và chính xác. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng mục quan trọng theo Điều 9 Thông tư 36/2014/TT-BCA:

1. Mục "Họ và tên chủ hộ" và "Quan hệ với chủ hộ"

Đây là phần gây nhiều nhầm lẫn nhất cho người dân. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà cách ghi sẽ khác nhau:

• Trường hợp đăng ký mới: Nếu bạn đăng ký thường trú hoặc tạm trú vào chỗ ở hợp pháp và được cấp sổ mới, mục "Họ và tên chủ hộ" ghi tên của chính bạn, mục "Quan hệ với chủ hộ" ghi là "Chủ hộ".
• Trường hợp nhập hộ khẩu: Nếu được chủ hộ đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu đã có sẵn, bạn phải ghi tên của chủ hộ đó vào mục tương ứng. Mục "Quan hệ với chủ hộ" ghi rõ mối quan hệ thực tế (ví dụ: con đẻ, vợ, chồng, cháu nội...).
• Trường hợp điều chỉnh thông tin: Khi thực hiện các thủ tục như đổi sổ, cấp lại sổ hoặc xóa đăng ký, thông tin về chủ hộ và quan hệ với chủ hộ phải ghi đúng theo dữ liệu đang có trong sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú hiện tại.

2. Mục "Nội dung thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu"

Tại mục này, công dân cần ghi tóm tắt, ngắn gọn nhưng đầy đủ lý do thực hiện thủ tục. Ví dụ: "Đăng ký thường trú", "Tách sổ hộ khẩu", "Thay đổi nơi đăng ký thường trú từ tỉnh A sang tỉnh B", hoặc "Cấp lại sổ hộ khẩu do bị mất".

3. Mục "Ý kiến của chủ hộ"

Trong các trường hợp nhập hộ khẩu hoặc tách sổ, ý kiến của chủ hộ là bắt buộc. Chủ hộ phải ghi rõ: "Đồng ý cho đăng ký thường trú/tạm trú" hoặc "Đồng ý cho tách sổ hộ khẩu", sau đó ký và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm thực hiện.

4. Mục "Xác nhận của Công an"

Phần này dành cho cơ quan có thẩm quyền. Tùy vào yêu cầu của công dân mà nội dung xác nhận sẽ khác nhau:

• Xác nhận cư trú trước đây: Cơ quan Công an sẽ xác nhận các thông tin về nhân khẩu, địa chỉ cũ, ngày chuyển đi hoặc ngày xóa đăng ký.
• Cấp lại sổ do bị mất: Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú sẽ xác nhận việc công dân trình báo mất sổ hộ khẩu để làm căn cứ cấp lại.

Lưu ý quan trọng: Nếu người viết phiếu báo cũng chính là người có thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu thì chỉ cần kê khai đầy đủ các thông tin tại Mục II "Thông tin về người có thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu" để tránh trùng lặp thông tin không cần thiết.

Lời khuyên pháp lý khi thực hiện thủ tục

Khi điền Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, bạn nên sử dụng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì và tuyệt đối không tẩy xóa. Nếu có sai sót, nên sử dụng tờ khai mới để đảm bảo tính thẩm mỹ và tránh bị cơ quan chức năng từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc nắm vững cách ghi mẫu HK02 không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp về cư trú của bản thân và gia đình trong bối cảnh quản lý dân cư năm 2018.