Trong bối cảnh lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang được đẩy mạnh theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác lập các tiêu chuẩn kỹ thuật khi giao dịch. Mới đây, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 517/TCT-CS ngày 18/02/2019 nhằm tháo gỡ các vướng mắc về định dạng dữ liệu và chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Thỏa thuận về định dạng: Yếu tố then chốt trong giao dịch điện tử

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, khi thực hiện mua bán hàng hóa, dịch vụ, người bán và người mua cùng các tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan phải có sự thỏa thuận rõ ràng về định dạng hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ giúp quá trình hạch toán kế toán diễn ra thông suốt mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi các bên.

Cụ thể, các bên cần thống nhất về:

• Định dạng chuẩn dữ liệu: Hiện nay, Bộ Tài chính đang hoàn thiện dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trong đó sẽ quy định định dạng XML là chuẩn dữ liệu chung.
• Cách thức truyền nhận: Gửi trực tiếp qua email, qua cổng thông tin của nhà cung cấp giải pháp hay tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán.
• Điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn: Các biện pháp kỹ thuật để đảm bảo nội dung hóa đơn không bị thay đổi kể từ khi khởi tạo.

Trách nhiệm kiểm tra chữ ký số và chứng thư số

Một điểm đáng lưu ý khác trong hướng dẫn lần này là nghĩa vụ của bên nhận hóa đơn. Tổng cục Thuế nhấn mạnh, người mua khi nhận hóa đơn điện tử có trách nhiệm kiểm tra hiệu lực của chứng thư số và chữ ký số của người bán. Việc này nhằm xác thực danh tính người lập hóa đơn và đảm bảo hóa đơn đó có giá trị pháp lý để kê khai thuế.

Trích dẫn khoản 4 Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP: "Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định."

Lộ trình áp dụng và những lưu ý cho doanh nghiệp

Tại thời điểm tháng 03/2019, mặc dù Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã có hiệu lực, nhưng các doanh nghiệp vẫn có thời gian chuyển tiếp đến hết ngày 31/10/2020. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các đơn vị thuộc diện rủi ro cao về thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bắt buộc.

Việc chủ động thỏa thuận về định dạng hóa đơn ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối khi cơ quan thuế chính thức ban hành thông tư hướng dẫn chi tiết. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống hạ tầng đáp ứng tốt việc lưu trữ và tra cứu dữ liệu lâu dài.

Tóm lại, hóa đơn điện tử không chỉ là xu thế mà còn là yêu cầu bắt buộc trong kỷ nguyên số. Sự minh bạch và thống nhất trong định dạng dữ liệu giữa các bên sẽ là nền tảng cho một môi trường kinh doanh hiện đại và an toàn pháp lý.