Việc gia hạn Giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là yếu tố quyết định tính hợp pháp của nhân sự quốc tế tại Việt Nam. Với sự ra đời của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình này đã có những điều chỉnh quan trọng mà doanh nghiệp và người lao động cần đặc biệt lưu ý để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Đối tượng và phạm vi áp dụng: Ai cần thực hiện gia hạn?

Theo quy định hiện hành, thủ tục gia hạn áp dụng cho người sử dụng lao động có nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài đã được cấp Giấy phép lao động và giấy phép đó vẫn còn thời hạn. Đây là bước chuyển tiếp quan trọng giúp duy trì sự ổn định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

Thời hạn "vàng" để nộp hồ sơ gia hạn

Một trong những điểm mấu chốt mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ lỡ chính là thời điểm nộp hồ sơ. Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày Giấy phép lao động hết hạn. Việc nộp quá muộn sẽ khiến hồ sơ không được tiếp nhận, buộc người lao động phải thực hiện thủ tục cấp mới từ đầu, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Hồ sơ gia hạn Giấy phép lao động theo quy định mới nhất

Để đảm bảo tỷ lệ phê duyệt cao, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định, bao gồm:

• Văn bản báo cáo giải trình: Sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu (4cm x 6cm), phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Giấy phép lao động cũ: Bản gốc hoặc bản sao chứng thực của giấy phép đang còn thời hạn.
• Giấy khám sức khỏe: Được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền trong vòng 12 tháng.
• Hộ chiếu: Bản sao chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.

Lưu ý đặc biệt về hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Đây thường là khâu mất nhiều thời gian nhất, do đó doanh nghiệp nên chủ động thực hiện sớm.

Trình tự thực hiện: Từ nộp hồ sơ đến nhận kết quả

Hiện nay, thủ tục hành chính đã được đơn giản hóa thông qua các nền tảng số. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức sau:

1. Trực tuyến: Thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố.
2. Trực tiếp: Nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Bộ phận một cửa của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Thời gian giải quyết thông thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp không đồng ý gia hạn, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài quốc tế mà còn xây dựng uy tín với các cơ quan quản lý nhà nước. Hãy luôn kiểm tra thời hạn giấy phép của nhân viên ít nhất 3 tháng trước khi hết hạn để có sự chuẩn bị tốt nhất.