Trong hoạt động quản trị nhân sự và thực hiện nghĩa vụ với cơ quan Nhà nước, việc kê khai danh sách lao động tham gia bảo hiểm là nhiệm vụ định kỳ và quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt, kể từ khi Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 có hiệu lực, biểu mẫu D02-TS đã trở thành công cụ đắc lực giúp đơn vị sử dụng lao động đăng ký, truy thu và điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN một cách thống nhất.

Mục đích và trách nhiệm lập Mẫu D02-TS

Theo quy định hiện hành tại thời điểm năm 2019, Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN) được lập ra nhằm mục đích:

• Giúp đơn vị đăng ký mới hoặc truy thu bảo hiểm cho người lao động.
• Điều chỉnh mức đóng khi có sự thay đổi về tiền lương hoặc chức danh nghề nghiệp.
• Làm căn cứ để cơ quan BHXH cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động thuộc đơn vị.

Trách nhiệm lập biểu mẫu này thuộc về đơn vị sử dụng lao động. Thời gian lập là ngay khi có phát sinh các biến động về lao động (tăng mới, nghỉ việc) hoặc biến động về tiền lương.

Căn cứ pháp lý quan trọng khi lập danh sách

Để đảm bảo tính chính xác, người lập biểu cần đối chiếu với các văn bản và hồ sơ sau:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
• Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) của người lao động.
• Hợp đồng lao động (HĐLĐ), Hợp đồng làm việc hoặc các quyết định tuyển dụng, tiếp nhận.
• Quyết định nâng lương, thuyên chuyển công tác hoặc các hồ sơ pháp lý liên quan khác.

Hướng dẫn chi tiết phương pháp lập các chỉ tiêu trên Mẫu D02-TS

Việc kê khai cần tuân thủ nguyên tắc ghi tăng, giảm lao động hoặc tiền lương vào từng mục tương ứng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho các cột quan trọng:

1. Thông tin định danh người lao động

• Cột B (Họ và tên): Ghi rõ họ tên từng người lao động. Lưu ý tách nhóm theo mã đơn vị trực thuộc nếu doanh nghiệp có quy mô lớn để thuận tiện cho việc trả thẻ BHYT sau này.
• Cột C (Mã số BHXH): Ghi mã số định danh đối với những người đã có mã số BHXH.
• Cột 1 (Chức danh, nơi làm việc): Ghi đầy đủ, chi tiết cấp bậc, chức vụ hoặc chức danh nghề theo đúng HĐLĐ. Ví dụ: "Kế toán trưởng", "Công nhân may công nghiệp".

2. Chỉ tiêu về tiền lương và phụ cấp

Đây là phần dễ xảy ra sai sót nhất, đơn vị cần lưu ý:

• Cột 2 (Tiền lương): Đối với khối doanh nghiệp (lương do chủ sử dụng quyết định), ghi mức lương bằng tiền đồng Việt Nam. Đối với khối Nhà nước, ghi theo hệ số lương.
• Cột 3, 4, 5: Ghi các loại phụ cấp chức vụ (hệ số), phụ cấp thâm niên vượt khung hoặc thâm niên nghề (tỷ lệ %).
• Cột 7 (Các khoản bổ sung khác): Lưu ý từ ngày 01/01/2018, các khoản bổ sung khác có tính chất lương cũng phải được kê khai để tính đóng bảo hiểm.

3. Thời gian và căn cứ biến động

• Cột 8, 9: Ghi mốc thời gian (tháng/năm) bắt đầu tham gia hoặc điều chỉnh mức đóng. Nếu có truy đóng, phải ghi tách biệt từng dòng theo từng mốc thời gian cụ thể.
• Cột 10 (Ghi chú): Ghi số hiệu, ngày tháng năm của HĐLĐ hoặc quyết định tương ứng. Đây cũng là nơi ghi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu cho người lao động tăng mới.

Theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng người lao động và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hồ sơ đã lập.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện tại thời điểm năm 2019, các đơn vị cần đặc biệt lưu ý:

1. Nếu trong tháng phát sinh nhiều đợt biến động, đơn vị có thể lập nhiều danh sách và đánh số thứ tự các danh sách đó.
2. Trường hợp người lao động chỉ tham gia bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN), thông tin phải được ghi vào mục III của biểu mẫu.
3. Đảm bảo lưu trữ hồ sơ (HĐLĐ, bảng lương...) tại đơn vị để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan bảo hiểm sau này.

Việc thực hiện đúng và đủ quy trình lập Mẫu D02-TS không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi an sinh tối đa cho người lao động, từ việc khám chữa bệnh bằng thẻ BHYT đến các chế độ thai sản, hưu trí sau này.