Trong công tác kế toán doanh nghiệp, việc quản lý các chứng từ thu chi, đặc biệt là các loại biên lai thuế và phí, đòi hỏi sự chính xác và minh bạch tuyệt đối. Bảng kê thanh toán biên lai (thường được biết đến với Mẫu số 07 - TT) là biểu mẫu không thể thiếu để cán bộ thu tiền báo cáo số lượng biên lai đã sử dụng và số tiền đã thu về cho bộ phận kế toán hoặc thủ quỹ.

Chuyên viên kế toán đang thực hiện rà soát chứng từ và biên lai thuế năm 2019 (ảnh minh họa)

1. Bảng kê thanh toán biên lai là gì và mục đích sử dụng?

Bảng kê thanh toán biên lai là chứng từ dùng để kê khai, thanh toán các loại biên lai thuế, phí, lệ phí đã thu được trong một khoảng thời gian nhất định. Mục đích chính của biểu mẫu này bao gồm:

• Xác định số lượng biên lai đã sử dụng, số biên lai bị xóa bỏ hoặc hỏng.
• Đối chiếu số tiền thực tế đã thu được với số tiền nộp vào ngân sách hoặc quỹ công ty.
• Làm căn cứ để kế toán ghi sổ và theo dõi tình hình sử dụng ấn chỉ thuế của đơn vị.

2. Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán dựa trên hai văn bản chủ chốt do Bộ Tài chính ban hành:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế (đặc biệt là doanh nghiệp quy mô lớn).
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Cả hai thông tư này đều quy định về hệ thống chứng từ kế toán, trong đó Bảng kê thanh toán biên lai là một phần quan trọng trong nhóm chứng từ về tiền tệ và thu nộp ngân sách.

Việc ký xác nhận trên bảng kê thanh toán biên lai đảm bảo tính pháp lý của chứng từ (ảnh minh họa)

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng kê thanh toán biên lai

Để đảm bảo tính chính xác, người lập biểu mẫu cần tuân thủ các bước ghi chép sau đây:

Thông tin chung

• Từ ngày... đến ngày...: Ghi rõ khoảng thời gian thực hiện thu tiền và sử dụng biên lai.
• Họ tên cán bộ thu: Ghi đầy đủ họ tên người trực tiếp thu tiền và sử dụng biên lai.
• Tên Biên lai thuế: Ghi rõ loại biên lai đang thực hiện thanh toán (ví dụ: Biên lai thu phí, lệ phí...).

Các cột trong bảng kê

Bảng kê thường được chia thành các cột chính để theo dõi chi tiết:

• Cột 1 (Ký hiệu): Ghi ký hiệu của quyển biên lai (ví dụ: AA/2019P).
• Cột 2 (Số lượng): Tổng số biên lai đã sử dụng trong kỳ báo cáo.
• Cột 3 (Quyển số): Số thứ tự của quyển biên lai trong kho ấn chỉ.
• Cột 4 & 5 (Từ số... Đến số...): Ghi số thứ tự biên lai đầu tiên và cuối cùng đã sử dụng trong đợt thanh toán này.
• Cột 6 (Trong đó xóa bỏ): Ghi số lượng biên lai bị viết sai, hỏng và đã thực hiện gạch chéo xóa bỏ.
• Cột 7 & 8 (Số thuế đã thu): Ghi tổng số tiền thuế/phí đã thu được căn cứ trên các biên lai đã sử dụng.
• Cột 9 & 10 (Số thuế nộp): Ghi số tiền thực tế đã nộp vào quỹ hoặc ngân sách.

Lưu ý: Mọi sai sót trong quá trình viết biên lai phải được giải trình rõ ràng tại cột Ghi chú và đính kèm biên lai hỏng để đối chiếu.

4. Những lưu ý quan trọng cho kế toán doanh nghiệp

Khi thực hiện lập và kiểm tra Bảng kê thanh toán biên lai, kế toán cần lưu ý:

1. Tính liên tục: Các số biên lai phải được sử dụng liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Nếu có sự ngắt quãng, phải có biên bản giải trình kèm theo.
2. Thời hạn nộp báo cáo: Tùy theo quy định nội bộ của doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế, bảng kê này thường được lập định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng.
3. Lưu trữ chứng từ: Bảng kê sau khi được phê duyệt phải được lưu trữ cùng với các cuống biên lai và chứng từ nộp tiền để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.

Việc thực hiện đúng quy trình lập Bảng kê thanh toán biên lai không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền mà còn tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không đúng quy định.