Trong hoạt động quản trị tài chính của Công ty TNHH Một thành viên, việc kiểm soát và báo cáo số lượng ấn chỉ, chứng từ tồn kho cuối kỳ không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Đặc biệt, thời điểm tháng 9 năm 2019 là giai đoạn chuyển giao quan trọng khi các doanh nghiệp đang dần làm quen với lộ trình hóa đơn điện tử.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động báo cáo chứng từ năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, hoạt động quản lý hóa đơn và chứng từ của doanh nghiệp được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, các đơn vị kế toán phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, chứng từ định kỳ để cơ quan thuế có cơ sở giám sát.

Bên cạnh đó, sự ra đời của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử cũng đặt ra những yêu cầu mới về việc đối soát số lượng hóa đơn giấy còn tồn đọng trước khi chuyển đổi hoàn toàn sang hình thức điện tử.

"Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quý, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn." - Trích dẫn tinh thần quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng kê ấn chỉ tồn kho

Bảng kê ấn chỉ là biểu mẫu dùng để liệt kê chi tiết các loại chứng từ, hóa đơn chưa sử dụng đến thời điểm cuối kỳ báo cáo. Đối với Công ty TNHH Một thành viên, quy trình này thường bao gồm các bước sau:

• Kiểm kê thực tế: Kế toán tiến hành đối soát số lượng hóa đơn, chứng từ còn lại trong kho hoặc tại các bộ phận sử dụng.
• Xác định ký hiệu và số hiệu: Ghi nhận chính xác ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn và dải số từ số... đến số... còn tồn.
• Đối chiếu sổ sách: So sánh số liệu kiểm kê thực tế với sổ theo dõi ấn chỉ để đảm bảo không có sự thất thoát.

Các thông tin bắt buộc trong Bảng kê ấn chỉ

Một Bảng kê ấn chỉ chuẩn mực cần thể hiện đầy đủ các cột mục sau:

1. STT: Số thứ tự các loại ấn chỉ.
2. Ký hiệu mẫu: Mã hiệu của loại chứng từ theo quy định.
3. Tên ấn chỉ: Ví dụ: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi...
4. Đơn vị tính: Thường là Quyển hoặc Tờ.
5. Từ số... đến số...: Dải số thứ tự của các chứng từ chưa sử dụng.
6. Số lượng: Tổng số tờ hoặc quyển còn tồn.

Lưu ý về lộ trình hóa đơn điện tử cuối năm 2019

Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn một lượng lớn hóa đơn giấy, cần có kế hoạch sử dụng hợp lý hoặc thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử theo Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Việc báo cáo sai lệch hoặc chậm trễ số lượng tồn chứng từ có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và tài chính của Công ty TNHH Một thành viên.

Kết luận

Quản lý ấn chỉ là một phần không thể tách rời của công tác kế toán. Việc thực hiện báo cáo tồn chứng từ cuối kỳ một cách nghiêm túc không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc chuyển đổi số trong quản lý tài chính sau này. Các chủ sở hữu Công ty TNHH Một thành viên cần đôn đốc bộ phận kế toán thực hiện đúng và đủ các biểu mẫu báo cáo theo quy định hiện hành.