Trong bối cảnh kinh tế biến động năm 2018, việc tạm ngừng kinh doanh chi nhánh là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tái cấu trúc. Tuy nhiên, việc nắm vững quy định tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP vừa có hiệu lực là điều bắt buộc để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 78/2015/NĐ-CP), các bước thực hiện đã có những điều chỉnh cụ thể nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

1. Thời hạn thông báo và căn cứ pháp lý

Một trong những điểm quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý là thời hạn gửi thông báo. Cụ thể, theo khoản 19 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP (sửa đổi Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP):

"Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước khi tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo."

Như vậy, nếu chi nhánh dự kiến tạm ngừng từ ngày 15/12/2018, thì chậm nhất ngày 30/11/2018, hồ sơ phải được nộp tới cơ quan chức năng.

2. Thành phần hồ sơ chi tiết

Để hồ sơ được chấp thuận ngay từ lần nộp đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của chi nhánh: Sử dụng mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp: Của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh.
• Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ.
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân: Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

3. Trình tự thực hiện thủ tục

Quy trình thực hiện tại thời điểm cuối năm 2018 được tối ưu hóa qua các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc nộp hồ sơ qua mạng điện tử đang được khuyến khích mạnh mẽ nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý

Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ ra thông báo về việc chấp thuận hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận về việc chi nhánh đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh. Hệ thống thông tin quốc gia sẽ tự động gửi thông tin sang cơ quan thuế để đồng bộ trạng thái hoạt động của mã số thuế chi nhánh.

4. Những lưu ý "vàng" về thời gian tạm ngừng

Căn cứ theo khoản 2 Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm:

• Thời hạn tạm ngừng kinh doanh ghi trong thông báo không được quá một năm.
• Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu vẫn muốn tiếp tục tạm ngừng, doanh nghiệp phải thông báo tiếp. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.
• Trong thời gian tạm ngừng, chi nhánh vẫn phải nộp đủ số thuế còn nợ, tiếp tục thanh toán các khoản nợ và thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động (trừ khi có thỏa thuận khác).

Việc tuân thủ đúng trình tự pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về biểu mẫu hoặc cách thức kê khai trực tuyến, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.