Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty cổ phần với quy mô vận hành phức tạp, việc quản lý hóa đơn luôn là bài toán đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ tuyệt đối các quy định về thuế. Tính đến thời điểm tháng 03/2019, quy trình hủy hóa đơn vẫn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC. Việc nắm vững các trường hợp cần hủy và trình tự thực hiện không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách mà còn tránh được những khoản phạt hành chính không đáng có từ cơ quan thuế.

Các trường hợp bắt buộc phải tiến hành hủy hóa đơn

Theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn trong các tình huống cụ thể sau:

• Thay đổi địa điểm kinh doanh: Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp và không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa dùng hết.
• Ngưng sử dụng mã số thuế: Trường hợp doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc tạm ngừng kinh doanh và được cơ quan thuế chấp thuận đóng mã số thuế.
• Phát hành mẫu hóa đơn mới: Khi doanh nghiệp thay đổi nhận diện thương hiệu hoặc mẫu hóa đơn và muốn thay thế toàn bộ số hóa đơn cũ chưa sử dụng.
• Hóa đơn đặt in bị lỗi: Các sai sót trong quá trình in ấn như in sai thông tin, in trùng số hoặc in thừa so với hợp đồng đặt in.

Đặc biệt, thời hạn để hoàn tất việc hủy hóa đơn là chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, thời hạn này rút ngắn xuống còn 10 ngày.

Quy trình 3 bước tiêu chuẩn để hủy hóa đơn tại Công ty cổ phần

Để đảm bảo tính pháp lý, Hội đồng quản trị hoặc Ban Giám đốc công ty cổ phần cần chỉ đạo bộ phận kế toán thực hiện nghiêm ngặt các bước sau:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê và thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp phải lập Bảng kiểm kê chi tiết các hóa đơn cần hủy (ghi rõ ký hiệu, số lượng, từ số... đến số...). Sau đó, ra quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Thành phần Hội đồng bắt buộc phải có đại diện lãnh đạo doanh nghiệp và đại diện bộ phận kế toán.

Bước 2: Thực hiện tiêu hủy và lập biên bản

Các thành viên trong Hội đồng tiến hành tiêu hủy hóa đơn (cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt...) và ký vào Biên bản hủy hóa đơn. Biên bản này là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất xác nhận việc hóa đơn đã không còn giá trị sử dụng trên thực tế.

Bước 3: Thông báo kết quả cho cơ quan thuế

Đây là bước cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu quy định. Hồ sơ này được lập thành 02 bản: 01 bản lưu tại doanh nghiệp và 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy.

Thành phần hồ sơ và những lưu ý quan trọng

Một bộ hồ sơ hủy hóa đơn đầy đủ lưu trữ tại văn phòng công ty bao gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Biên bản hủy hóa đơn có đầy đủ chữ ký.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (có dấu xác nhận của cơ quan thuế hoặc xác nhận nộp qua mạng).

Lưu ý: Quy trình trên không áp dụng đối với các loại hóa đơn đã lập nhưng bị hủy theo quy định của pháp luật về kế toán (như hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng). Ngoài ra, các hóa đơn là vật chứng của các vụ án sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật tố tụng, doanh nghiệp tuyệt đối không tự ý tiêu hủy trong trường hợp này.

Việc thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn trong năm 2019 không chỉ là nghĩa vụ thuế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị tài chính của công ty cổ phần, giúp doanh nghiệp vững vàng trước các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.