Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu không chỉ là một tờ giấy chứng nhận đơn thuần, mà còn là "tấm khiên" pháp lý bảo vệ tài sản trí tuệ và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình huống trớ trêu như thất lạc, làm hỏng hoặc văn bằng bị phai mờ theo thời gian. Vậy làm thế nào để khôi phục lại quyền lợi này? Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP, thủ tục cấp lại đã được quy định rất cụ thể.

Các trường hợp được phép yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ

Căn cứ theo Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, chủ sở hữu quyền sở hữu công nghiệp có thể yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại văn bằng bảo hộ hoặc phó bản văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau:

• Văn bằng bảo hộ hoặc phó bản văn bằng bảo hộ bị mất.
• Văn bằng bị hỏng, rách, bẩn hoặc phai mờ đến mức không còn sử dụng được.
• Văn bằng bị tháo rời và không giữ được dấu niêm phong ban đầu.

Lưu ý rằng, việc cấp lại này chỉ được thực hiện khi chủ sở hữu nộp đầy đủ các khoản phí và lệ phí theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ nhãn hiệu gồm những gì?

Để quá trình giải quyết diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại khoản 7 Điều 29 của Nghị định này, bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu cấp lại: Sử dụng Mẫu số 09 tại Phụ lục II của Nghị định 65/2023/NĐ-CP.
2. Mẫu nhãn hiệu: 02 mẫu nhãn hiệu trùng khớp hoàn toàn với mẫu nhãn hiệu trong văn bằng bảo hộ gốc.
3. Bản gốc văn bằng bị hỏng: Chỉ áp dụng đối với trường hợp yêu cầu cấp lại do văn bằng bị hỏng, rách, bẩn hoặc phai mờ.
4. Văn bản ủy quyền: Nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông qua các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.
5. Chứng từ nộp phí, lệ phí: Bản sao chứng từ nộp tiền vào tài khoản của Cục Sở hữu trí tuệ.

Quy trình và thời gian giải quyết tại Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Quy trình xử lý được thực hiện như sau:

• Thời hạn xem xét: Trong vòng 01 tháng kể từ ngày nhận hồ sơ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu.
• Quyết định cấp lại: Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các quy định, Cục sẽ ra quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.
• Xử lý thiếu sót: Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Cục sẽ thông báo và ấn định thời hạn 02 tháng để doanh nghiệp sửa chữa hoặc có ý kiến phản đối.

Văn bằng được cấp lại sẽ có nội dung thể hiện đầy đủ các thông tin của văn bằng cấp lần đầu và bắt buộc phải kèm theo chỉ dẫn “Bản cấp lại”. Việc cấp lại này cũng sẽ được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày ra quyết định.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc mất hoặc hỏng văn bằng bảo hộ tuy có thể khắc phục được nhưng sẽ làm tiêu tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Do đó, chủ sở hữu nên thực hiện số hóa các văn bằng ngay khi nhận được và lưu trữ bản gốc trong điều kiện bảo quản tốt nhất. Trong trường hợp cần thực hiện các giao dịch dân sự hoặc chứng minh quyền sở hữu, doanh nghiệp có thể sử dụng các bản sao chứng thực hoặc yêu cầu cấp phó bản để hạn chế việc sử dụng trực tiếp bản gốc.