Trong hoạt động kinh doanh thực tế, việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ diễn ra liên tục, không kể ngày nghỉ hay lễ Tết. Điều này dẫn đến nhu cầu xuất hóa đơn vào các ngày Chủ nhật hoặc ngày nghỉ lễ. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp lo ngại về tính hợp lệ của những hóa đơn này trước cơ quan thuế. Liệu pháp luật có cấm việc này hay không?

Pháp luật có cấm xuất hóa đơn vào ngày nghỉ, lễ Tết?

Tính đến thời điểm hiện tại (tháng 09/2019), theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, pháp luật không có bất kỳ quy định nào cấm doanh nghiệp xuất hóa đơn vào ngày Chủ nhật, ngày nghỉ lễ hay ngày nghỉ Tết.

Nguyên tắc cốt lõi của việc lập hóa đơn là phải phản ánh đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ. Nếu giao dịch thực tế diễn ra vào ngày Chủ nhật, việc lập hóa đơn vào đúng ngày đó không chỉ được phép mà còn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính đúng thời điểm của hóa đơn.

Quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn năm 2019

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Đối với bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung ứng dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Đối với xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

"Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền." - Trích điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Rủi ro khi lập hóa đơn sai thời điểm

Mặc dù được phép xuất hóa đơn vào ngày nghỉ, nhưng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tránh lỗi "Hóa đơn không đúng thời điểm". Đây là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp bán hàng vào ngày thường nhưng lại đợi đến ngày nghỉ mới xuất hóa đơn, hoặc ngược lại.

Nếu cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện ngày lập hóa đơn không khớp với chứng từ giao nhận hàng hóa (phiếu xuất kho, biên bản bàn giao), doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro sau:

1. Bị xử phạt vi phạm hành chính: Mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể lên đến hàng triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm.
2. Rủi ro về thuế GTGT: Bên mua có thể bị từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn bị xác định là không hợp lệ về thời điểm.
3. Rủi ro về thuế TNDN: Chi phí mua hàng có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán. Khi có phát sinh giao dịch vào ngày nghỉ, lễ, kế toán cần chủ động lập hóa đơn ngay hoặc sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng lập hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn vào Chủ nhật hay ngày lễ là hoàn toàn hợp pháp và cần thiết nếu đó là thời điểm thực tế diễn ra giao dịch. Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo các chứng từ đi kèm (hợp đồng, biên bản bàn giao, phiếu xuất kho...) thống nhất về mặt thời gian để giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.