Trong hoạt động vận hành của các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hợp danh có quy mô sản xuất lớn, việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc xuất vật tư phục vụ sản xuất là hoạt động diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn còn lúng túng trong việc xác định khi nào cần lập hóa đơn điện tử và khi nào chỉ cần chứng từ nội bộ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế hiện hành.

Thế nào là hàng hóa luân chuyển nội bộ và tiêu dùng nội bộ?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC), hàng hóa luân chuyển nội bộ được hiểu là:

Hàng hóa luân chuyển nội bộ như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm, để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất, kinh doanh hoặc hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh thì không phải tính, nộp thuế GTGT.

Như vậy, điểm mấu chốt để phân biệt chính là mục đích sử dụng: Nếu hàng hóa được xuất ra để tiếp tục quy trình sản xuất hoặc phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh của chính cơ sở đó thì được coi là luân chuyển nội bộ.

Hoạt động luân chuyển hàng hóa trong kho bãi của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định về chứng từ đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ đã có những hướng dẫn rất cụ thể tại Điều 13. Cụ thể:

1. Trường hợp không phải lập hóa đơn

Đối với các trường hợp xuất hàng hóa để luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT và không phải nộp thuế GTGT. Thay vào đó, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ nội bộ như Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để theo dõi biến động hàng hóa.

2. Trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn

Ngược lại, nếu doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ nhưng không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (ví dụ: xuất quà tặng cho nhân viên, xuất hàng hóa phục vụ nhu cầu cá nhân của thành viên công ty hợp danh...), doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT tương tự như một giao dịch bán hàng thông thường cho khách hàng.

Lưu ý quan trọng cho các doanh nghiệp đặc thù

Đối với một số ngành nghề đặc thù như vận tải, hàng không, đường sắt, bưu chính viễn thông, pháp luật có quy định riêng biệt. Các đơn vị này khi sử dụng dịch vụ nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh thì không phải tính thuế GTGT đầu ra, nhưng phải có văn bản quy định rõ về đối tượng và mức khống chế sử dụng nội bộ theo đúng thẩm quyền.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót về thủ tục hành chính mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, tránh các rủi ro bị truy thu thuế không đáng có.