Trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm, việc điều chỉnh phí bảo hiểm do thỏa thuận hoặc do các yếu tố khách quan là tình huống thường gặp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp còn lúng túng trong việc lập hóa đơn và kê khai thuế khi nhận lại các khoản phí này. Dựa trên hướng dẫn của Cục Thuế tỉnh Bình Dương tại Công văn 15719/CTBDU-TTHT, bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định hiện hành.

Nguyên tắc lập hóa đơn theo quy định mới nhất

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn phải tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp pháp. Cụ thể:

• Hóa đơn hợp pháp: Phải đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thời điểm lập: Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp khuyến mại, quảng cáo hay hoàn trả hàng hóa theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua... và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này..." (Trích khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Hướng dẫn xuất hóa đơn trong các tình huống cụ thể

1. Trường hợp hỗ trợ chi phí trang thiết bị

Nếu Công ty Bảo hiểm thực hiện hỗ trợ phần phí trang thiết bị (ví dụ: thiết bị phòng cháy chữa cháy) cho khách hàng, đây được xem là một giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ. Do đó, Công ty phải thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định về nội dung và định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hoàn trả hoặc giảm phí bảo hiểm

Đối với các khoản giảm phí do thỏa thuận (không xảy ra tổn thất hoặc tổn thất thấp) hoặc giảm phí vì lý do khách quan, việc xử lý được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BTC:

• Khách hàng là tổ chức kinh doanh: Khi nhận lại phí bảo hiểm, tổ chức tham gia bảo hiểm phải lập hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn cần ghi rõ: số tiền phí được hoàn trả, tiền thuế GTGT và lý do hoàn trả. Đây là căn cứ để hai bên điều chỉnh doanh số, chi phí và số thuế đã kê khai.
• Khách hàng là cá nhân (không có hóa đơn): Hai bên phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền hoàn trả, số thuế GTGT theo hóa đơn gốc và lý do hoàn trả phí.

Việc tuân thủ đúng quy trình lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn tránh được các rủi ro pháp lý về thuế sau này. Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng hình thức và nội dung hóa đơn điện tử hiện nay phải đáp ứng tuyệt đối các tiêu chuẩn tại Điều 10 và Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.