Ngày 04/07/2018, Tổng cục Hải quan đã chính thức ban hành Công văn 3899/TCHQ-GSQL nhằm xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC. Đây là động thái kịp thời nhằm tháo gỡ khó khăn cho cộng đồng doanh nghiệp xuất nhập khẩu trước những thay đổi lớn về thủ tục hải quan điện tử.

1. Khi nào doanh nghiệp được nộp hồ sơ giấy thay vì chứng từ điện tử?

Một trong những vấn đề gây lo ngại nhất cho doanh nghiệp là giới hạn dung lượng khi đính kèm chứng từ trên hệ thống VNACCS. Theo quy định mới, các chứng từ scan gửi qua hệ thống không được vượt quá 2MB. Vậy nếu hồ sơ quá lớn thì xử lý ra sao?

Tại Công văn 3899/TCHQ-GSQL, Tổng cục Hải quan khẳng định:

"Trường hợp số lượng hồ sơ vượt quá dung lượng cho phép của hệ thống thì chấp nhận cho doanh nghiệp được nộp toàn bộ chứng từ thuộc hồ sơ hải quan dưới dạng bản giấy, trừ các chứng từ cấp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia."

Quy định này giúp doanh nghiệp tránh được việc phải chia nhỏ file quá nhiều lần, gây mất thời gian và dễ sai sót trong quá trình đối chiếu hồ sơ.

2. Cơ quan Hải quan có phải in chứng từ điện tử để lưu trữ?

Nhiều đơn vị hải quan địa phương lúng túng về việc có cần in bản giấy từ hệ thống để lưu hồ sơ hay không. Tổng cục Hải quan đã làm rõ nguyên tắc "phi giấy tờ" như sau:

• Không phải in: Đối với các chứng từ đã gửi qua hệ thống, cơ quan hải quan không phải in ra để lưu trữ.
• Trường hợp ngoại lệ: Phải in và lưu kèm bản chính đối với các chứng từ mà người khai hải quan bắt buộc phải nộp bản gốc (như Giấy phép, Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành) hoặc các chứng từ phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục (Phiếu ghi kết quả kiểm tra, Biên bản vi phạm...).

Đặc biệt, khi cần in, công chức hải quan chỉ in thông tin chung của tờ khai (02 trang đầu), không cần in chi tiết từng dòng hàng để tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ.

3. Siết chặt quy định đóng chung container của nhiều chủ hàng

Về việc đóng chung container (hàng lẻ - LCL) của nhiều tờ khai xuất khẩu từ nhiều chủ hàng khác nhau, Thông tư 39/2018/TT-BTC đã có sự điều chỉnh quan trọng so với trước đây. Tổng cục Hải quan nhấn mạnh:

• Mọi hoạt động chia tách, đóng ghép hàng hóa của nhiều chủ hàng vận chuyển chung container bắt buộc phải thực hiện trong kho CFS (Địa điểm thu gom hàng lẻ).
• Các văn bản hướng dẫn trước đây (như Công văn 6376/TCHQ-GSQL năm 2015) nếu không phù hợp với quy định này sẽ không còn giá trị thực hiện.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không được tự ý đóng ghép hàng tại các kho bãi thông thường hoặc ngoài khu vực cửa khẩu nếu không có chức năng kho CFS được công nhận.

4. Xử lý lỗi hệ thống khi khai báo số lượng có phần thập phân

Một vướng mắc kỹ thuật khá phổ biến là khi số lượng hàng hóa có phần thập phân dài hơn 02 ký tự, hệ thống VNACCS không tiếp nhận. Để giải quyết, Tổng cục hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện như sau:

1. Làm tròn số lượng về 02 chữ số thập phân để khai báo vào ô số lượng trên hệ thống.
2. Khai báo số lượng thực tế và đơn giá thực tế vào ô "Mô tả hàng hóa" theo cú pháp: Mô tả hàng hóa#&Số lượng thực tế#&Đơn giá thực tế.

Cách làm này đảm bảo tính chính xác của trị giá lô hàng trong khi vẫn khớp với định dạng dữ liệu của hệ thống cũ.

5. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc áp dụng Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC là bước tiến lớn trong cải cách hành chính hải quan. Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyển đổi, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các văn bản hướng dẫn như Công văn 3899/TCHQ-GSQL để tránh các sai sót không đáng có dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính.