Trong kỷ nguyên số, tên miền không chỉ là địa chỉ truy cập website mà còn là tài sản trí tuệ, là bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp trên không gian mạng. Đối với các Công ty hợp danh, việc quản lý và cập nhật thông tin tên miền quốc gia ".vn" là nghĩa vụ bắt buộc để đảm bảo quyền sở hữu hợp pháp và tránh các rủi ro tranh chấp không đáng có.

Quản lý tên miền chuyên nghiệp giúp bảo vệ thương hiệu số của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động tên miền năm 2019

Tại thời điểm tháng 8 năm 2019, hoạt động đăng ký, sử dụng và thay đổi thông tin tên miền được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Thông tư 24/2015/TT-BTTTT quy định về quản lý và sử dụng tài nguyên Internet.
• Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về tư cách pháp nhân và người đại diện của Công ty hợp danh.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý Thông tư 06/2019/TT-BTTTT vừa được ban hành nhằm sửa đổi một số quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực này, dự kiến sẽ có hiệu lực vào tháng 9/2019.

Các trường hợp Công ty hợp danh cần thay đổi thông tin tên miền

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 24/2015/TT-BTTTT, chủ thể tên miền có quyền yêu cầu thay đổi các thông tin sau:

• Thay đổi thông tin liên hệ: Địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email của công ty hoặc người quản lý tên miền.
• Thay đổi thông số kỹ thuật: Thay đổi máy chủ tên miền (DNS) khi chuyển đổi đơn vị cung cấp hosting.
• Thay đổi tên chủ thể: Chỉ áp dụng trong các trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc thay đổi tên gọi theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Mẫu Đơn đề nghị thay đổi thông tin tên miền .VN mới nhất

Dưới đây là mẫu đơn chuẩn mà Công ty hợp danh cần chuẩn bị để gửi tới Nhà đăng ký tên miền đang quản lý:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---***---

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI THÔNG TIN TÊN MIỀN ".VN"

Kính gửi: [Tên Nhà đăng ký tên miền ".vn"]

Chúng tôi là chủ thể tên miền: ....................................................................................

Đề nghị Nhà đăng ký xem xét và thay đổi thông tin của tên miền với các nội dung cụ thể như sau:

Nội dung cần thay đổi	Thông tin hiện tại	Thông tin đề nghị thay đổi
Tên chủ thể/Thông tin liên hệ/DNS...	................................	................................
Lý do thay đổi	................................................................

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của các thông tin cung cấp và tuân thủ các quy định về quản lý tài nguyên Internet.

[Địa danh], ngày .... tháng .... năm ....

Xác nhận của chủ thể tên miền
(Ký tên, đóng dấu của người đại diện pháp luật)

Quy trình thực hiện thủ tục tại Nhà đăng ký

Để hoàn tất việc thay đổi, Công ty hợp danh cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ bao gồm Đơn đề nghị (theo mẫu trên) và các giấy tờ chứng minh (nếu thay đổi tên chủ thể do đổi tên doanh nghiệp) như Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại văn phòng Nhà đăng ký hoặc gửi qua đường bưu điện. Một số Nhà đăng ký hiện nay đã hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến có sử dụng chữ ký số.

Bước 3: Kiểm tra và cập nhật

Trong thời hạn từ 01 đến 03 ngày làm việc, Nhà đăng ký sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý tên miền quốc gia của VNNIC.

Một số lưu ý quan trọng cho Công ty hợp danh

Khác với công ty TNHH hay Cổ phần, Công ty hợp danh có chế độ trách nhiệm vô hạn của các thành viên hợp danh. Do đó, khi có sự thay đổi về thành viên hợp danh là người trực tiếp quản lý tên miền, doanh nghiệp cần cập nhật ngay thông tin liên hệ để đảm bảo nhận được các thông báo về gia hạn tên miền, tránh trường hợp tên miền bị thu hồi do quá hạn thanh toán.

Ngoài ra, theo Điều 172 Luật Doanh nghiệp 2014, các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Vì vậy, chữ ký trên đơn đề nghị phải là của người có thẩm quyền đại diện theo quy định tại Điều lệ công ty.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn cụ thể cho quý doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục thay đổi thông tin tên miền .VN.