Trong hoạt động kinh doanh của các công ty cổ phần, việc thay đổi mẫu con dấu chi nhánh là một thủ tục hành chính quan trọng, thường phát sinh khi doanh nghiệp muốn thay đổi nhận diện thương hiệu hoặc do nhu cầu quản lý nội bộ. Tại thời điểm cuối năm 2018, các quy định về con dấu đã có những bước tiến lớn về cải cách hành chính, trao quyền tự quyết nhiều hơn cho doanh nghiệp.

Quyền tự quyết của doanh nghiệp về con dấu chi nhánh theo Luật Doanh nghiệp 2014

Căn cứ theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình cũng như của các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện. Đây là một điểm mới đột phá so với các quy định cũ trước đây.

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, thay vì phải đăng ký với cơ quan công an như trước, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai.

Hồ sơ và trình tự thay đổi mẫu con dấu chi nhánh năm 2018

Theo hướng dẫn tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018), hồ sơ thông báo thay đổi mẫu con dấu chi nhánh bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của chi nhánh (theo mẫu quy định).
• Bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thay đổi con dấu chi nhánh.
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thay đổi mẫu con dấu.
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện đăng tải mẫu con dấu lên hệ thống.

Những lưu ý quan trọng về trách nhiệm pháp lý

Mặc dù pháp luật trao quyền tự chủ cao, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý rằng theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác hay các tranh chấp phát sinh liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về nội dung mẫu dấu và việc sử dụng dấu của mình.

Ngoài ra, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu phải được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Điều này đòi hỏi các công ty cổ phần cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ để tránh rủi ro pháp lý trong các giao dịch dân sự và thương mại.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu chi nhánh một cách nhanh chóng và đúng quy định pháp luật trong bối cảnh năm 2018.