Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc nắm vững các quy định về hóa đơn là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần mới thành lập. Tại thời điểm đầu năm 2020, mặc dù lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang được triển khai, nhưng việc sử dụng hóa đơn giấy (tự in hoặc đặt in) vẫn đóng vai trò quan trọng theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

1. Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, không phải mọi doanh nghiệp đều có quyền tự in hóa đơn. Các đối tượng được phép bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập trong các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao.
• Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
• Doanh nghiệp mới thành lập có vốn dưới 15 tỷ đồng nhưng có đầu tư tài sản cố định, máy móc thiết bị từ 1 tỷ đồng trở lên.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đảm bảo có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) và phần mềm tự in hóa đơn đáp ứng tiêu chuẩn kế toán, đồng thời không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế vượt quá mức quy định.

2. Quy định về việc tạo hóa đơn đặt in

Đối với những doanh nghiệp không đủ điều kiện tự in hoặc lựa chọn hình thức đặt in, Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC yêu cầu doanh nghiệp phải gửi văn bản đề nghị đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3).
• Hợp đồng in hóa đơn với tổ chức nhận in có đủ điều kiện kinh doanh ngành in.
• Mẫu hóa đơn dự kiến phát hành.

3. Mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (Mẫu 3.14)

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn mà doanh nghiệp cần thực hiện:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

........, ngày ....... tháng .......năm .......

ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ... (tự in/đặt in)

Kính gửi: ....(Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)……………….

Tên người nộp thuế: .................................................................................................

Mã số thuế: ...............................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................................................................

Ngành nghề kinh doanh chính: ................................................................................

Qua nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về hóa đơn, chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để được sử dụng hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi đề nghị ... (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) chấp thuận cho chúng tôi sử dụng hóa hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi cam kết sử dụng hóa đơn theo đúng quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành.

4. Quy trình xử lý của cơ quan thuế

Sau khi nhận được đơn đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tại trụ sở. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan thuế phải có thông báo bằng văn bản về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in/đặt in.

Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp mới được tiến hành ký hợp đồng in hoặc kích hoạt phần mềm tự in. Lưu ý rằng, trước khi sử dụng, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn theo quy định để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.

5. Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Việc sai sót trong thủ tục đề nghị sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng, bao gồm việc hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT hoặc bị xử phạt hành chính. Do đó, doanh nghiệp cần:

1. Rà soát kỹ các điều kiện về vốn và tài sản cố định trước khi nộp đơn.
2. Lựa chọn nhà in uy tín, có giấy phép hoạt động ngành in hợp lệ.
3. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng in để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.

Trong giai đoạn chuyển tiếp hiện nay, doanh nghiệp cũng nên chủ động tìm hiểu về hóa đơn điện tử để sẵn sàng cho lộ trình bắt buộc áp dụng trong tương lai gần.