Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Đặc biệt, với những cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các thủ tục liên quan đến hóa đơn đã có những thay đổi đáng kể mà doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo tính tuân thủ.

Hóa đơn điện tử - Bước ngoặt trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử mang lại sự minh bạch, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ cho doanh nghiệp. Thay vì các thủ tục "tự in hóa đơn" giấy phức tạp như trước đây, hiện nay doanh nghiệp chủ yếu thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ.

Đối tượng và điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử năm 2026

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các điều kiện cơ bản bao gồm:

• Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
• Có hệ thống thiết bị (máy tính, internet) và phần mềm đảm bảo việc khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.
• Có chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết

Căn cứ vào Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình đăng ký được thực hiện như sau:

1. Lập tờ khai đăng ký: Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập Tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
2. Gửi tờ khai: Gửi tờ khai đã ký số đến cơ quan thuế.
3. Tiếp nhận và phản hồi: Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

"Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử." (Trích khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Lưu ý quan trọng về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Một điểm mới đáng chú ý là việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn... bắt buộc phải triển khai hình thức này.

Việc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền giúp người mua dễ dàng nhận được hóa đơn ngay khi thanh toán, đồng thời giúp cơ quan thuế quản lý doanh thu hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm máy tính tiền đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về định dạng dữ liệu và bảo mật thông tin.

Kết luận và lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn nâng cao uy tín trên thị trường. Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với các đơn vị cung cấp giải pháp uy tín để được hỗ trợ kỹ thuật tốt nhất trong quá trình triển khai.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục pháp lý, quý doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia tư vấn thuế hoặc luật sư chuyên ngành để đảm bảo quyền lợi tối ưu.