Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, chứng thư số (chữ ký số) đã trở thành "vật bất ly thân" của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần với khối lượng giao dịch lớn. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể phải tạm dừng hiệu lực của chứng thư này. Việc nắm rõ quy định tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ quyền lợi và an toàn thông tin.

5 trường hợp chứng thư số bị tạm dừng theo quy định mới nhất

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao bị tạm dừng trong các trường hợp sau:

"a) Khi thuê bao yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng xác minh là chính xác;
b) Khi phát hiện có rủi ro, sai lệch hoặc có dấu hiệu bất thường giữa các thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân với các yếu tố sinh trắc học của tổ chức, cá nhân hoặc phát hiện giao dịch đáng ngờ trong quá trình ký số hoặc khi phát hiện ra bất cứ sai sót nào có ảnh hưởng đến quyền lợi của thuê bao và người nhận;
c) Khi thuê bao là tổ chức tạm ngừng toàn bộ hoạt động kinh doanh;
d) Khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông;
đ) Theo điều kiện tạm dừng chứng thư chữ ký số công cộng đã được quy định trong hợp đồng giữa thuê bao và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng."

Như vậy, so với quy định cũ, điểm mới đáng chú ý là việc bổ sung trường hợp tạm dừng khi phát hiện rủi ro về yếu tố sinh trắc học hoặc giao dịch đáng ngờ. Điều này nhằm tăng cường tính bảo mật trong môi trường giao dịch điện tử ngày càng phức tạp.

Quy trình thực hiện tạm dừng và trách nhiệm của các bên

Khi có căn cứ tạm dừng, tổ chức cung cấp dịch vụ (CA) phải thực hiện ngay các bước sau theo khoản 2 Điều 41 Nghị định 23/2025/NĐ-CP:

• Tiến hành tạm dừng hiệu lực chứng thư số trên hệ thống.
• Thông báo ngay lập tức cho doanh nghiệp (thuê bao).
• Công bố công khai trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số về thời gian bắt đầu và kết thúc việc tạm dừng.

Khi nào doanh nghiệp được phục hồi chứng thư số?

Việc phục hồi chứng thư số không phải là thủ tục tự động trong mọi trường hợp. Theo khoản 3 Điều 41 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, tổ chức cung cấp dịch vụ phải phục hồi khi:

1. Không còn căn cứ để tạm dừng (ví dụ: đã xác minh được thông tin sinh trắc học chính xác).
2. Thời hạn tạm dừng theo yêu cầu của doanh nghiệp đã hết.
3. Có yêu cầu phục hồi từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu trước đó bị tạm dừng theo yêu cầu của cơ quan này).

Lời khuyên pháp lý: Đối với các công ty cổ phần, việc tạm dừng chứng thư số có thể dẫn đến đình trệ các hoạt động quan trọng như kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội hoặc ký kết hợp đồng kinh tế. Do đó, người đại diện theo pháp luật cần phân quyền quản lý thiết bị ký số (Token) một cách chặt chẽ và thường xuyên kiểm tra trạng thái hiệu lực của chứng thư trên trang web của nhà cung cấp dịch vụ.