Trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia và hiện thực hóa việc sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế duy nhất, vừa qua, ngày 27/05/2026, Cục Thuế đã chính thức ban hành Công văn 3422/CT-NVT. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng, tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế cho người nộp thuế khi sở hữu nhiều mã số thuế (MST) cá nhân, đồng thời chuẩn hóa dữ liệu thuế khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo tinh thần của Thông tư số 86/2024/TT-BTC.

Sở hữu nhiều mã số thuế cá nhân: Xử lý thế nào để không bị phạt?

Thực tế hiện nay, không ít cá nhân do thay đổi thông tin từ chứng minh nhân dân 9 số sang căn cước công dân gắn chip, hoặc do thay đổi nơi làm việc đã vô tình được cấp nhiều hơn một mã số thuế. Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân và quản lý nghĩa vụ thuế.

Để giải quyết triệt để tình trạng này, tại Công văn 3422/CT-NVT, cơ quan thuế hướng dẫn cụ thể phương án xử lý như sau:

• Tra cứu và hợp nhất tự động: Cơ quan thuế sẽ chủ động tra cứu thông tin và thực hiện hợp nhất các MST của cá nhân theo số định danh cá nhân (số Căn cước công dân).
• Sử dụng số định danh làm MST duy nhất: Sau khi hoàn tất thủ tục hợp nhất, số định danh cá nhân sẽ là mã số thuế duy nhất của người nộp thuế. Mã số này được sử dụng thống nhất trong mọi giao dịch, văn bản, thông báo với cơ quan thuế.
• Duy trì MST cũ dưới dạng "MST nội bộ": Đối với các MST cũ đã được cấp trước đó, hệ thống thuế sẽ tự động chuyển trạng thái và duy trì dưới dạng "MST nội bộ". Mục đích của việc này là để cơ quan thuế tiếp tục theo dõi, xử lý các nghiệp vụ nội bộ và các nghĩa vụ thuế phát sinh trước thời điểm hợp nhất.
• Đảm bảo quyền lợi tối đa cho người nộp thuế: Người nộp thuế không phải thực hiện thủ tục đóng các MST cũ sau khi đã hợp nhất. Đặc biệt, các hóa đơn, chứng từ, giao dịch đã sử dụng MST cũ trước đó vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý, không bị ảnh hưởng.

Hướng dẫn cập nhật thông tin đối với MST chưa khớp đúng (Trạng thái 10)

Một trong những nội dung trọng tâm của Công văn 3422/CT-NVT là việc xử lý các MST có thông tin chưa khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trên hệ thống quản lý thuế, các trường hợp này được phân loại vào trạng thái 10 – "MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân".

Để chuẩn hóa dữ liệu, người nộp thuế thuộc trường hợp này cần chủ động thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo quy định tại Thông tư số 86/2024/TT-BTC. Cụ thể:

1. Trường hợp cá nhân tự thực hiện thủ tục

Người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST hoặc Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• Bản sao Căn cước công dân gắn chip hoặc số định danh cá nhân còn hiệu lực.

Phương thức nộp: Người nộp thuế có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, gửi qua đường bưu chính, hoặc thực hiện trực tuyến cực kỳ nhanh chóng qua ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Trường hợp nộp thông qua cơ quan chi trả thu nhập

Nếu cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập (nơi làm việc) thực hiện thay, cơ quan chi trả thu nhập sẽ tổng hợp thông tin và nộp tờ khai theo:

• Mẫu số 05-ĐK-TH-TCT (Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người nộp thuế thu nhập cá nhân) hoặc mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Quy định riêng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Công văn 3422/CT-NVT cũng làm rõ nguyên tắc quản lý thuế đối với nhóm đối tượng là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh để tránh chồng chéo thông tin. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn:

"Mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (loại 0300, hoặc 0900 nhưng có MST 10 số trạng thái khác 01) đồng thời là mã số thuế của cá nhân là chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh."

Khi hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động kinh doanh, vai trò mã số thuế của hộ kinh doanh sẽ chấm dứt hiệu lực trên hệ thống. Tuy nhiên, mã số thuế của cá nhân (số định danh cá nhân) vẫn tiếp tục tồn tại và hoạt động bình thường để cá nhân thực hiện các nghĩa vụ thuế khác không phát sinh từ hoạt động kinh doanh (như thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công, thuế chuyển nhượng bất động sản, lệ phí trước bạ...). Quy định này nhằm đảm bảo tối đa quyền lợi hợp pháp và sự liên tục trong quản lý thuế của mỗi công dân.

Trách nhiệm phối hợp của cơ quan thuế: Tuyệt đối không gây phiền hà

Để triển khai đồng bộ và hiệu quả Công văn 3422/CT-NVT, Cục Thuế yêu cầu các Chi cục Thuế địa phương, cơ quan thuế quản lý MST nội bộ hoặc thuế cơ sở nơi cá nhân thường trú, tạm trú phải nâng cao tinh thần trách nhiệm:

• Chủ động tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ tối đa cho người nộp thuế thực hiện đúng quy định.
• Tăng cường phối hợp liên cơ quan để xử lý nhanh chóng các hồ sơ liên quan đến nhiều địa bàn quản lý, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, gây phiền hà, sách nhiễu cho người dân.
• Ban Nghiệp vụ thuế và Ban Chuyển đổi số của Cục Thuế có nhiệm vụ theo dõi sát sao, kịp thời nâng cấp, hoàn thiện hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin để quá trình chuyển đổi, hợp nhất dữ liệu diễn ra thông suốt, bảo mật và chính xác.

Việc hợp nhất mã số thuế cá nhân với số định danh cá nhân theo Công văn 3422/CT-NVT là bước đi tất yếu nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt giấy tờ cho người dân khi thực hiện các giao dịch về thuế. Người nộp thuế nên chủ động tra cứu trạng thái MST của mình và thực hiện cập nhật thông tin sớm nhất để đảm bảo quyền lợi pháp lý của bản thân.