Quyết toán thuế TNCN - Nhiệm vụ trọng tâm của doanh nghiệp tư nhân đầu năm 2019

Bước sang những ngày đầu năm 2019, bên cạnh việc triển khai kế hoạch kinh doanh mới, các doanh nghiệp tư nhân còn phải đối mặt với một nhiệm vụ pháp lý vô cùng quan trọng: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho năm tính thuế 2018. Đây không chỉ là nghĩa vụ thuế đơn thuần mà còn là thước đo tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý.

Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 92/2015/TT-BTC, việc quyết toán thuế TNCN đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về số liệu và sự tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian.

Ai là đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế TNCN?

1. Trách nhiệm của doanh nghiệp tư nhân

Một sai lầm phổ biến mà nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân mắc phải là cho rằng nếu không phát sinh khấu trừ thuế (không có nhân viên nào đạt mức thu nhập phải nộp thuế) thì không cần làm tờ khai quyết toán. Tuy nhiên, pháp luật quy định rất rõ:

• Doanh nghiệp có chi trả thu nhập: Bất kể có phát sinh khấu trừ thuế hay không, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện khai quyết toán thuế TNCN năm.
• Trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp: Theo Luật Doanh nghiệp 2014, các trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế thì tổ chức trước chuyển đổi không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định. Thay vào đó, bên tiếp nhận sẽ thực hiện khai quyết toán năm theo quy định.
• Giải thể hoặc phá sản: Doanh nghiệp phải quyết toán thuế đối với số thuế TNCN đã khấu trừ chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định giải thể hoặc phá sản.

2. Đối với người lao động (NLĐ)

Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại doanh nghiệp tư nhân sẽ phải quyết toán thuế trong các trường hợp:

• Có số thuế phải nộp thêm sau khi tính toán lại cả năm.
• Có số thuế nộp thừa và có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải quyết toán trước khi xuất cảnh.

Thời hạn "vàng" để nộp hồ sơ quyết toán thuế

Việc ghi nhớ các mốc thời gian là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tránh được các khoản phạt chậm nộp không đáng có. Cụ thể:

• Thời hạn thông thường: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Đối với năm 2019, hạn chót thường rơi vào ngày 31/03/2019.
• Trường hợp đặc biệt: Đối với doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động, thời hạn là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định.

Hồ sơ và địa điểm nộp quyết toán thuế TNCN năm 2019

Để hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần theo Thông tư 92/2015/TT-BTC:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu số 05/QTT-TNCN.
2. Phụ lục bảng kê chi tiết: Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN (cho cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến) và Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN (cho cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần).
3. Phụ lục bảng kê người phụ thuộc: Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN (nếu có giảm trừ gia cảnh).

Địa điểm nộp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Hiện nay, việc nộp qua mạng thông qua hệ thống iHTKK hoặc Thuedientu đã trở nên phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

Rủi ro pháp lý khi chậm nộp hồ sơ quyết toán

Căn cứ theo quy định về quản lý thuế tại thời điểm đầu năm 2019, việc chậm nộp hồ sơ khai thuế so với thời hạn quy định có thể bị xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy theo mức độ chậm trễ. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nộp tiền chậm nộp tính trên số thuế chậm trả (nếu có phát sinh số thuế phải nộp thêm).

Lời khuyên cho doanh nghiệp tư nhân: Hãy chủ động rà soát lại toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế, danh sách nhân viên và các khoản thu nhập đã chi trả trong năm 2018 ngay từ bây giờ. Việc chuẩn bị sớm không chỉ giúp số liệu chính xác mà còn giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý các sai sót phát sinh trước khi đến hạn chót.