Trong hoạt động đấu thầu, hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn được áp dụng phổ biến đối với các gói thầu có quy mô nhỏ, tính chất đơn giản nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên tham gia. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, bên mời thầu và nhà thầu cần nắm vững trình tự thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn theo quy định tại Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh quy trình chào hàng cạnh tranh

Quy trình này được xây dựng dựa trên các quy định tại Luật Đấu thầu 2013 và hướng dẫn chi tiết tại Điều 59 Nghị định 63/2014/NĐ-CP. Việc áp dụng đúng quy trình không chỉ giúp chủ đầu tư lựa chọn được nhà thầu phù hợp mà còn tránh được các rủi ro pháp lý trong công tác thanh kiểm tra sau này.

Chi tiết 5 bước thực hiện chào hàng cạnh tranh rút gọn

Bước 1: Chuẩn bị và gửi bản yêu cầu báo giá

Theo quy định tại khoản 1 Điều 59 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, bên mời thầu cần chuẩn bị bản yêu cầu báo giá với các nội dung cốt lõi sau:

• Phạm vi công việc và yêu cầu kỹ thuật: Mô tả chi tiết hàng hóa, dịch vụ cần mua sắm.
• Thời hạn và thời điểm: Hiệu lực của báo giá và thời điểm cuối cùng để nộp báo giá (tối thiểu 03 ngày làm việc kể từ ngày phát hành).
• Các điều khoản hợp đồng: Dự thảo hợp đồng, yêu cầu về bảo hành, bảo trì, chuyển giao công nghệ (nếu có).

Sau khi phê duyệt, bên mời thầu tiến hành đăng tải thông báo mời chào hàng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc gửi trực tiếp cho ít nhất 03 nhà thầu có năng lực.

Bước 2: Nộp và tiếp nhận báo giá

Nhà thầu căn cứ vào bản yêu cầu để chuẩn bị 01 báo giá duy nhất. Hình thức nộp có thể linh hoạt qua đường bưu điện, fax, email hoặc nộp trực tiếp. Tại khoản 2 Điều 59 Nghị định 63/2014/NĐ-CP nhấn mạnh trách nhiệm bảo mật thông tin của bên mời thầu đối với các báo giá đã tiếp nhận.

Bước 3: Đánh giá các báo giá và thương thảo hợp đồng

Bên mời thầu tiến hành so sánh các báo giá dựa trên yêu cầu đã nêu. Nguyên tắc lựa chọn là nhà thầu đáp ứng đủ yêu cầu kỹ thuật và có giá chào thấp nhất (sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ giá trị giảm giá). Thời gian đánh giá tối đa là 10 ngày theo quy định tại khoản 3 Điều 59 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

Bước 4: Phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Căn cứ vào báo cáo đánh giá, bên mời thầu trình kết quả để thẩm định và phê duyệt. Quy trình thẩm định phải tuân thủ nghiêm ngặt các mốc thời gian:

• Thẩm định: Tối đa 04 ngày làm việc.
• Phê duyệt: Tối đa 03 ngày làm việc.

Kết quả sau khi phê duyệt phải được công khai rộng rãi theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

Bước 5: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Đây là bước cuối cùng để cụ thể hóa các cam kết giữa hai bên. Hợp đồng ký kết phải hoàn toàn phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh và biên bản thương thảo hợp đồng trước đó.

Trích dẫn Điều 59 Nghị định 63/2014/NĐ-CP:
"1. Chuẩn bị và gửi bản yêu cầu báo giá:
a) Bản yêu cầu báo giá bao gồm các nội dung về phạm vi công việc, yêu cầu về kỹ thuật, thời hạn hiệu lực của báo giá, thời điểm nộp báo giá, các yêu cầu về bảo hành, bảo trì, đào tạo, chuyển giao, dự thảo hợp đồng, thời gian chuẩn bị và nộp báo giá (tối thiểu là 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên phát hành bản yêu cầu báo giá) và các nội dung cần thiết khác, không nêu yêu cầu về bảo đảm dự thầu..."

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Mặc dù là quy trình "rút gọn", nhưng các mốc thời gian và yêu cầu về hồ sơ vẫn phải được thực hiện chuẩn xác. Việc thiếu sót trong khâu chuẩn bị bản yêu cầu báo giá hoặc chậm trễ trong việc công khai kết quả có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có hoặc bị xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.