Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách để bảo vệ uy tín và tài chính của đơn vị. Một trong những thủ tục quan trọng nhưng thường bị lãng quên hoặc thực hiện sai sót chính là việc báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Quy định về báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026

Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, việc quản lý hóa đơn và chứng từ đã chuyển dịch mạnh mẽ sang hình thức điện tử. Theo đó, các tổ chức trả thu nhập khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN phải cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân bị khấu trừ thuế.

Đáng chú ý, theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Việc báo cáo tình hình sử dụng các loại chứng từ này (bao gồm cả chứng từ giấy còn tồn nếu được phép) là yêu cầu bắt buộc đối với cơ quan thuế.

"Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ theo quý."

Thời hạn nộp báo cáo: Chậm một ngày, phạt một nẻo?

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế được quy định rất rõ ràng. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh rơi vào tình trạng chậm nộp dẫn đến bị xử phạt hành chính:

• Báo cáo theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (Ví dụ: Báo cáo Quý I nộp chậm nhất vào ngày 30/04).
• Trường hợp giải thể, phá sản: Doanh nghiệp phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ thuế trong thời hạn chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định.

Mức xử phạt mới nhất khi chậm nộp hoặc sai sót báo cáo

Nhiều kế toán viên thắc mắc liệu mức phạt đối với chứng từ khấu trừ thuế có giống với hóa đơn hay không? Câu trả lời nằm tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể, hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn, chứng từ sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo quá thời hạn từ 01 ngày đến 20 ngày (trừ trường hợp cảnh cáo nêu trên).
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo quá thời hạn từ 21 ngày đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng: Đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo quá thời hạn từ 91 ngày trở lên hoặc không nộp báo cáo.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp lập sai hoặc không đầy đủ nội dung trong báo cáo mà không tự giác khắc phục trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra cũng sẽ đối mặt với mức phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp tư nhân

Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có, doanh nghiệp tư nhân nên thiết lập hệ thống nhắc lịch nộp báo cáo thuế định kỳ. Ngay cả khi trong quý không phát sinh việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế, doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra kỹ quy định của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện nộp báo cáo trắng (nếu được yêu cầu) nhằm đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong hồ sơ thuế.

Việc chủ động cập nhật các văn bản pháp luật như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tránh được những khoản chi phí phạt hành chính đáng tiếc.