Trong bối cảnh kinh tế số bùng nổ, việc sở hữu một website thương mại điện tử (TMĐT) không chỉ là lợi thế cạnh tranh mà còn đi kèm với những trách nhiệm pháp lý khắt khe. Đối với các doanh nghiệp tư nhân, việc tuân thủ chế độ báo cáo định kỳ là điều kiện tiên quyết để duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp trên không gian mạng.

Nghĩa vụ báo cáo tình hình hoạt động hàng năm

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp tư nhân sở hữu website TMĐT bán hàng không chỉ dừng lại ở việc thông báo ban đầu. Định kỳ hằng năm, thương nhân phải thực hiện báo cáo tình hình hoạt động theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.

Cụ thể, căn cứ vào thông báo từ Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương), doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi và hoàn thành Phiếu báo cáo tình hình hoạt động TMĐT. Thời hạn gửi báo cáo sẽ được nêu rõ trong thông báo của Cục. Đây là thủ tục bắt buộc nhằm giúp cơ quan chức năng nắm bắt thực trạng thị trường và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Một lưu ý quan trọng về mặt nhân sự: Nếu người thực hiện báo cáo không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, họ bắt buộc phải xuất trình Văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật dân sự.

Quy trình cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quản lý TMĐT

Bên cạnh việc báo cáo tình hình, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ cập nhật thông tin định kỳ mỗi năm một lần kể từ thời điểm được xác nhận thông báo. Việc này được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện bao gồm các bước cơ bản sau:

• Truy cập vào Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ online.gov.vn.
• Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp khi thực hiện thủ tục thông báo/đăng ký website.
• Khai báo thông tin theo mẫu và gửi hồ sơ điện tử.

Việc cập nhật này đảm bảo rằng các thông tin về ứng dụng bán hàng, địa chỉ trụ sở, hoặc các thay đổi về mặt pháp lý của doanh nghiệp luôn được đồng bộ và minh bạch.

Chế tài nghiêm khắc khi chậm trễ cập nhật

Pháp luật về thương mại điện tử quy định các mốc thời gian rất cụ thể về việc xử lý vi phạm đối với các doanh nghiệp "quên" nghĩa vụ cập nhật thông tin. Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 47/2014/TT-BCT, quy trình nhắc nhở và hủy bỏ thông tin được thực hiện như sau:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phải thực hiện nghĩa vụ cập nhật thông tin, nếu doanh nghiệp không tiến hành cập nhật, Bộ Công thương sẽ gửi thông báo nhắc nhở thông qua tài khoản của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử.

Nếu sau 15 ngày kể từ khi gửi thông báo nhắc nhở mà doanh nghiệp vẫn không có phản hồi hoặc không thực hiện cập nhật, Bộ Công Thương sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về website/ứng dụng bán hàng đã thông báo. Điều này đồng nghĩa với việc website của doanh nghiệp sẽ không còn nằm trong danh sách các website TMĐT hợp pháp, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và có thể dẫn đến các mức phạt hành chính nặng hơn theo quy định tại Nghị định 85/2021/NĐ-CP.

Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có, các doanh nghiệp tư nhân cần chủ động kiểm tra tài khoản trên hệ thống quản lý TMĐT thường xuyên và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo đúng hạn.