Việc tiếp công dân không chỉ là nhiệm vụ hành chính mà còn là cầu nối quan trọng giữa chính quyền và nhân dân. Để nâng cao hiệu quả công tác này, Tổng Thanh tra Chính phủ đã ban hành Thông tư 04/2021/TT-TTCP quy định chi tiết về quy trình tiếp công dân, trong đó nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của người đứng đầu.

Người đứng đầu cơ quan Nhà nước có trách nhiệm trực tiếp lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân dân (ảnh minh họa)

Trách nhiệm trực tiếp của người đứng đầu

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 04/2021/TT-TTCP, người đứng đầu cơ quan, đơn vị không được phó mặc công tác tiếp dân cho cấp dưới. Cụ thể:

"1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải trực tiếp tiếp công dân để lắng nghe, xem xét, giải quyết và chỉ đạo việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền của mình hoặc thuộc thẩm quyền của người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp dưới trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh."

Quy định này nhằm đảm bảo các vướng mắc của người dân được xem xét ở cấp cao nhất, tránh tình trạng đùn đẩy, né tránh trách nhiệm. Người đứng đầu phải có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc xử lý sau tiếp công dân của các đơn vị thuộc quyền quản lý.

Lịch tiếp công dân định kỳ và các trường hợp đột xuất

Căn cứ vào Luật Tiếp công dân 2013, chế độ tiếp dân của người đứng đầu được quy định rất rõ ràng theo từng cấp bậc:

• Chủ tịch UBND cấp tỉnh: Tiếp công dân ít nhất 01 ngày trong 01 tháng (theo khoản 5 Điều 12).
• Chủ tịch UBND cấp huyện: Tiếp công dân ít nhất 02 ngày trong 01 tháng (theo khoản 5 Điều 13).
• Chủ tịch UBND cấp xã: Tiếp công dân ít nhất 01 ngày trong 01 tuần (theo điểm d khoản 2 Điều 15).

Ngoài lịch định kỳ, người đứng đầu phải tiếp công dân đột xuất trong các trường hợp vụ việc gay gắt, phức tạp, có nguy cơ gây hậu quả nghiêm trọng về an ninh trật tự hoặc xâm hại tài sản Nhà nước, tính mạng nhân dân theo quy định tại khoản 3 Điều 18.

Phòng tiếp công dân phải được bố trí tại địa điểm thuận lợi, đảm bảo các điều kiện cần thiết (ảnh minh họa)

Quy trình ghi chép và ban hành kết luận

Một điểm mới đáng chú ý tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 04/2021/TT-TTCP là yêu cầu về việc số hóa dữ liệu. Việc tiếp dân phải được ghi chép đầy đủ vào Sổ tiếp công dân hoặc nhập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân.

Đặc biệt, ý kiến chỉ đạo của người đứng đầu tại buổi tiếp dân phải được lập thành văn bản và gửi cho các cơ quan liên quan để triển khai. Văn bản này cần ấn định thời gian giải quyết cụ thể và kết quả phải được thông báo cho công dân biết.

Trả lời công dân ngay tại buổi tiếp

Pháp luật khuyến khích việc giải quyết dứt điểm các vụ việc ngay từ cơ sở. Nếu vụ việc rõ ràng, có căn cứ và thuộc thẩm quyền, người đứng đầu phải trả lời ngay cho công dân. Đối với những vụ việc phức tạp cần thời gian nghiên cứu, phải giải thích rõ thời hạn và cung cấp thông tin người liên hệ để công dân theo dõi kết quả.

Kết thúc buổi tiếp, người đứng đầu có trách nhiệm ra thông báo kết luận để làm căn cứ pháp lý cho các bước xử lý tiếp theo.

Thông tư 04/2021/TT-TTCP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2021, thay thế cho Thông tư 06/2014/TT-TTCP trước đây.