Trong thực tế đời sống, việc thực hiện các thủ tục liên quan đến thừa kế, xác định quan hệ nhân thân hoặc giải quyết các chế độ chính sách thường đòi hỏi phải có giấy khai sinh của người đã khuất. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy định về việc ai là người có quyền đứng ra yêu cầu cơ quan nhà nước cấp trích lục bản sao này. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2023.

1. Căn cứ pháp lý xác định quyền yêu cầu cấp trích lục bản sao

Việc cấp bản sao từ sổ gốc (thường được gọi là trích lục hộ tịch bản sao) được điều chỉnh bởi Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất xác định các chủ thể có quyền tiếp cận nguồn dữ liệu từ sổ gốc của cơ quan quản lý hộ tịch.

Cụ thể, tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc như sau:

"Điều 16. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết."

Như vậy, đối với trường hợp người được cấp giấy khai sinh đã qua đời, quyền yêu cầu cấp trích lục bản sao được mở rộng cho các đối tượng thuộc hàng thừa kế và người thân thích ruột thịt. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của những người liên quan trong việc giải quyết các công việc hậu cần sau khi một cá nhân qua đời.

2. Phân tích các nhóm đối tượng có quyền yêu cầu

Dựa trên quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chúng ta có thể chia thành các nhóm cụ thể:

• Nhóm thân thích trực hệ: Bao gồm cha đẻ, mẹ đẻ, con đẻ của người đã khuất.
• Nhóm quan hệ hôn nhân: Vợ hoặc chồng hợp pháp của người đã khuất (phải có đăng ký kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình 2014).
• Nhóm anh chị em ruột: Những người có cùng ít nhất cha hoặc mẹ với người đã khuất.
• Nhóm người thừa kế khác: Đây là quy định mở, bao gồm những người được hưởng thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật mà không thuộc các nhóm nêu trên (ví dụ: cháu nội, cháu ngoại trong trường hợp thừa kế thế vị).

3. Hồ sơ và thủ tục thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền

Để được cấp trích lục bản sao giấy khai sinh cho người đã chết, người yêu cầu cần thực hiện theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Thẩm quyền giải quyết

Người dân có thể nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi đang quản lý Sổ hộ tịch để yêu cầu cấp trích lục.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Tờ khai: Sử dụng mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định.
• Giấy tờ tùy thân: Bản chính hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ: Đây là phần quan trọng nhất. Người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người đã khuất (như Giấy khai sinh của mình, Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận kết hôn...). Lưu ý, theo quy định tại Điều 4 Thông tư 04/2020/TT-BTP, các giấy tờ này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải mang theo bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực.

4. Một số lưu ý quan trọng

Trong quá trình thực hiện, người dân cần lưu ý một số điểm sau để tránh mất thời gian:

1. Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Lệ phí: Mức lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch được thực hiện theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
3. Trường hợp ủy quyền: Nếu không trực tiếp đi được, người có quyền yêu cầu có thể ủy quyền cho người khác thực hiện. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản và công chứng, chứng thực theo quy định (trừ trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền có công chứng, chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ).

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Luật Hộ tịch 2014 sẽ giúp quý khách hàng chủ động và thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến người thân đã khuất.

Trên đây là nội dung tư vấn chuyên sâu về quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh cho người đã chết. Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý chi tiết hơn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp kịp thời.