Trong đời sống dân sự, việc giao kết các hợp đồng, giao dịch là điều hết sức phổ biến. Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra suôn sẻ như dự tính ban đầu. Có những lúc các bên cần điều chỉnh nội dung, bổ sung thêm các điều khoản hoặc thậm chí là hủy bỏ hoàn toàn giao dịch đã xác lập. Vậy khi giao dịch đó đã được chứng thực, quy trình thay đổi sẽ diễn ra như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và cập nhật nhất về thủ tục này.

1. Chứng thực giao dịch là gì?

Để hiểu rõ về quy trình sửa đổi, trước hết chúng ta cần nắm vững khái niệm về chứng thực giao dịch. Theo quy định tại khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

"Chứng thực giao dịch là việc người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự."

Như vậy, việc chứng thực không chỉ đơn thuần là xác nhận chữ ký mà còn là sự bảo đảm về mặt pháp lý cho tính tự nguyện và năng lực của các bên tại thời điểm giao kết.

2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị

Việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ một giao dịch đã chứng thực chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận bằng văn bản của tất cả các bên tham gia. Đây là nguyên tắc cốt lõi nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên.

Theo hướng dẫn tại Quyết định 3152/QĐ-BTP, người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

• Giao dịch gốc đã được chứng thực trước đó.
• Dự thảo văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ giao dịch.
• Giấy tờ tùy thân còn giá trị (Căn cước công dân, Hộ chiếu hoặc thông tin trên VNeID).
• Trường hợp liên quan đến tài sản phải đăng ký (như nhà đất), cần nộp bản sao và xuất trình bản chính giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng.

3. Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực

Quy trình thực hiện được tối giản hóa để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, cụ thể qua các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ. Người dân có thể nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, qua bưu chính hoặc thực hiện trực tuyến trên môi trường điện tử.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, xác định năng lực hành vi và ý chí tự nguyện của các bên. Nếu các bên đã tích hợp giấy tờ trên VNeID, cán bộ không được yêu cầu xuất trình bản giấy.

Bước 3: Ký kết. Các bên tham gia ký hoặc điểm chỉ trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực. Đối với các tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu, việc đối chiếu sẽ được thực hiện theo quy định riêng.

Bước 4: Trả kết quả. Thời hạn giải quyết thường là ngay trong ngày làm việc. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

4. Những lưu ý quan trọng về thẩm quyền

Một điểm quan trọng cần lưu ý là việc sửa đổi, hủy bỏ giao dịch thường phải được thực hiện tại chính cơ quan đã chứng thực giao dịch đó trước đây. Tuy nhiên, pháp luật cũng có ngoại lệ đối với di chúc. Việc sửa đổi, thay thế hoặc hủy bỏ di chúc có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào, sau đó cơ quan này sẽ có trách nhiệm thông báo cho nơi đã chứng thực ban đầu để ghi chú vào sổ.

Việc nắm rõ các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn như Quyết định 3152/QĐ-BTP sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền lợi của mình khi có thay đổi trong các giao dịch dân sự.