Việc mở rộng mạng lưới kinh doanh thông qua thành lập chi nhánh là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ, chủ doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH theo bối cảnh pháp luật mới nhất năm 2023.

Doanh nhân thực hiện ký kết hồ sơ thành lập chi nhánh (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động thành lập chi nhánh

Tính đến tháng 06/2023, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và thành lập chi nhánh nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và đặc biệt là Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT (có hiệu lực từ tháng 04/2023) sửa đổi, bổ sung một số điều về biểu mẫu đăng ký.

2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH chi tiết

Tùy thuộc vào loại hình công ty TNHH là một thành viên hay hai thành viên trở lên mà thành phần hồ sơ sẽ có những điểm khác biệt nhất định.

2.1. Đối với công ty TNHH 1 thành viên

Theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh (CCCD/Hộ chiếu);
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).

2.2. Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Hồ sơ tương tự như công ty 1 thành viên nhưng cần bổ sung các văn bản chứng minh sự đồng thuận của Hội đồng thành viên:

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh;
• Bản sao nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh.

Cận cảnh bộ hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh doanh nghiệp (ảnh minh họa)

3. Quy trình thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ linh hoạt:

3.1. Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh.

Bước 2: Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Lệ phí nộp trực tiếp là 50.000 đồng theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC.

3.2. Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia

Đây là phương thức được khuyến khích nhất vì tính tiện lợi và được miễn lệ phí đăng ký. Doanh nghiệp truy cập địa chỉ dangkyquamang.dkkd.gov.vn và thực hiện các bước:

1. Kê khai thông tin chi nhánh trên hệ thống điện tử;
2. Tải lên bản scan các giấy tờ trong hồ sơ (định dạng .pdf);
3. Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Chữ ký số công cộng để ký xác thực hồ sơ;
4. Thanh toán phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (nếu có) qua hệ thống điện tử.

Lưu ý quan trọng: Theo quy định tại Điều 45 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh.

4. Những việc cần làm ngay sau khi có Giấy chứng nhận chi nhánh

Sau khi nhận được kết quả, doanh nghiệp không nên chủ quan mà cần thực hiện ngay các công việc sau để tránh bị xử phạt hành chính:

• Khắc dấu chi nhánh: Chi nhánh có quyền tự quyết định số lượng và hình thức con dấu (trừ khi điều lệ công ty có quy định khác);
• Treo biển hiệu: Biển hiệu chi nhánh phải được treo tại trụ sở hoạt động;
• Khai thuế ban đầu: Thực hiện tờ khai lệ phí môn bài và các thủ tục thuế liên quan tùy theo hình thức hạch toán (phụ thuộc hay độc lập).

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH cập nhật năm 2023. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho sự phát triển bền vững.