Trong quá trình hoạt động và đăng ký thuế, việc xác định địa chỉ trụ sở chính và địa điểm kinh doanh thực tế là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc lập văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất kinh doanh gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa thông tin và tuân thủ pháp luật.

Doanh nhân thực hiện ký kết các văn bản pháp lý quan trọng của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Bên cạnh đó, Điều 19 Thông tư 95/2016/TT-BTC cũng quy định rõ về trách nhiệm của người nộp thuế trong việc hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Trường hợp cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các chế tài pháp lý nghiêm khắc, bao gồm cả việc bị khóa mã số thuế.

Hồ sơ đăng ký thuế và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Tại sao cần văn bản cam kết địa chỉ sản xuất kinh doanh?

Văn bản cam kết này thường được yêu cầu trong các trường hợp sau:

• Khi doanh nghiệp mới thành lập và thực hiện thủ tục đăng ký thuế ban đầu.
• Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc mở thêm địa điểm kinh doanh mới.
• Theo yêu cầu của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác minh tính xác thực của địa điểm hoạt động nhằm ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp "ma" hoặc mua bán hóa đơn bất hợp pháp.

Nội dung chi tiết mẫu văn bản cam kết

Dưới đây là mẫu văn bản cam kết chuẩn xác nhất áp dụng cho bối cảnh năm 2019 mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CAM KẾT

Kính gửi: Chi cục Thuế ............................................................

Tên người nộp thuế: .................................................................................................

Mã số thuế: ...............................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ............................................................................

Nghề nghiệp/Lĩnh vực hoạt động: ........................................................................

Chúng tôi cam kết địa chỉ sản xuất kinh doanh thực tế phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.

Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật./.

Ngày ....... tháng ….... năm …....
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện cam kết

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng địa chỉ cam kết phải có quyền sử dụng hợp pháp (hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất). Đồng thời, tại địa chỉ này phải có biển hiệu công ty và có người đại diện hoặc nhân viên làm việc thường xuyên để tiếp đón đoàn kiểm tra của cơ quan thuế khi cần thiết.

Việc cố tình khai báo sai lệch địa chỉ không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP mà còn gây gián đoạn nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh do bị đình chỉ sử dụng hóa đơn.