Việc lập hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ là một thủ tục kế toán thông thường mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế đầu vào và chứng minh tính hợp lệ của chi phí khi quyết toán thuế. Đặc biệt đối với loại hình Công ty cổ phần, với quy mô giao dịch thường xuyên và phức tạp, việc nắm vững mẫu hóa đơn chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính là điều bắt buộc để đảm bảo an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc sử dụng mẫu hóa đơn GTGT đúng quy định

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, một sai sót nhỏ trên hóa đơn như sai tên đơn vị, mã số thuế, hay ký hiệu hóa đơn cũng có thể dẫn đến việc hóa đơn đó bị loại bỏ khi tính thuế. Theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh về hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm tháng 05/2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hệ thống văn bản pháp luật đang có hiệu lực thi hành bao gồm:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Đây là văn bản "xương sống" hướng dẫn chi tiết về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều về thuế GTGT và quản lý hóa đơn.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

"Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu."

Các thành phần bắt buộc trên mẫu hóa đơn GTGT cho Công ty cổ phần

Một mẫu hóa đơn GTGT hợp lệ cho Công ty cổ phần cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức nội dung sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ví dụ Mẫu số 01GTKT3/001; Ký hiệu AA/19P.
2. Tên liên hóa đơn: Thông thường gồm 3 liên (Liên 1: Lưu; Liên 2: Giao người mua; Liên 3: Nội bộ).
3. Số thứ tự hóa đơn: Gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
4. Thông tin người bán: Tên đầy đủ của Công ty cổ phần, địa chỉ trụ sở chính và mã số thuế.
5. Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
6. Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT.
7. Thuế suất và tổng tiền: Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán bằng số và bằng chữ.

Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Mặc dù năm 2019 nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy đặt in, nhưng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu. Các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/11/2018 bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với các Công ty cổ phần đang sử dụng hóa đơn giấy, cần có kế hoạch chuyển đổi trước ngày 01/11/2020 để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Những sai sót thường gặp và lời khuyên từ chuyên gia

Trong quá trình tư vấn, chúng tôi nhận thấy các lỗi phổ biến như: viết sai tên công ty (thiếu chữ "Cổ phần"), sai địa chỉ so với giấy phép đăng ký kinh doanh, hoặc không gạch chéo phần trống trên hóa đơn. Để hạn chế rủi ro, kế toán cần đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trên Luật Doanh nghiệp 2014 và các thông báo phát hành hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế.

Việc quản lý hóa đơn chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn xây dựng uy tín với đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.