Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp tư nhân, việc thực hiện các thủ tục hành chính thuế như thông báo phát hành hóa đơn là một bước bắt buộc trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng. Tuy nhiên, không phải lúc nào chủ doanh nghiệp cũng có thể trực tiếp có mặt tại cơ quan thuế để hoàn tất các hồ sơ này. Chính vì vậy, việc lập Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn trở thành giải pháp pháp lý tối ưu và cần thiết.

Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền và phát hành hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động liên quan đến hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Quy định về in, phát hành và sử dụng hóa đơn.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về việc thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng.

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp, người được ủy quyền phải có Giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn

Một văn bản ủy quyền chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về bên ủy quyền, bên được ủy quyền và phạm vi công việc. Dưới đây là mẫu văn bản chi tiết mà doanh nghiệp tư nhân có thể áp dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./GUQ-...

(Về việc thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng)

I. Bên ủy quyền:

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày …………….

Chức vụ: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tên doanh nghiệp: ……………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ………… do ……………… cấp ngày ………………………

Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………

II. Bên được ủy quyền:

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày …………….

Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền:

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận kết quả, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

IV. Thời hạn ủy quyền:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi công việc nêu trên hoàn thành hoặc khi có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để quá trình làm việc với cơ quan thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

1. Hình thức của Giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền phải được đóng dấu pháp nhân của doanh nghiệp tư nhân và có chữ ký trực tiếp của chủ doanh nghiệp (người đại diện theo pháp luật). Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, con dấu là tài sản của doanh nghiệp và phải được quản lý, sử dụng theo quy định của Điều lệ công ty.

2. Đối tượng được ủy quyền

Thông thường, doanh nghiệp nên ủy quyền cho kế toán trưởng hoặc nhân viên phụ trách kế toán – những người nắm rõ về số lượng, ký hiệu và mẫu hóa đơn dự kiến phát hành. Điều này giúp giải trình kịp thời các thắc mắc của cán bộ thuế nếu có.

3. Thời điểm nộp thông báo

Cần nhớ rằng, theo khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế ít nhất 02 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP.

Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền và những phân tích pháp lý trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp tư nhân tự tin hơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính thuế, đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn tuân thủ đúng quy định của pháp luật.