Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi vốn điều lệ là nhu cầu tất yếu của các công ty cổ phần để mở rộng quy mô kinh doanh hoặc điều chỉnh cơ cấu tài chính. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là giải pháp pháp lý cần thiết và hiệu quả.

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và thay đổi vốn điều lệ nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự và thủ tục thực hiện.
• Bộ luật dân sự 2015: Quy định chung về đại diện và ủy quyền.

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết để nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần)

I. Bên ủy quyền (Sau đây gọi là Bên A):

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền (Sau đây gọi là Bên B):

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do Công an …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Nội dung và phạm vi ủy quyền:

1. Bên B thay mặt Bên A thực hiện các công việc sau tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ………:

• Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Thay đổi vốn điều lệ);
• Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có);
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Thực hiện các thủ tục về lệ phí, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên B được quyền lập, ký tên trên các văn bản, giấy tờ cần thiết và thực hiện các hành vi pháp lý phù hợp với quy định của pháp luật để hoàn thành công việc được giao.

IV. Thời hạn ủy quyền:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Bên B hoàn thành toàn bộ nội dung ủy quyền nêu trên hoặc cho đến khi Bên A có văn bản chấm dứt việc ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Giấy ủy quyền

Để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ khi làm việc với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Hình thức của Giấy ủy quyền

Mặc dù pháp luật không bắt buộc Giấy ủy quyền trong đăng ký doanh nghiệp phải công chứng, chứng thực, nhưng văn bản này phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu hợp lệ của công ty. Chữ ký phải là chữ ký trực tiếp (không dùng chữ ký dấu).

2. Kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân

Khi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền (Bên B) bắt buộc phải xuất trình bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực) kèm theo bản gốc để đối chiếu theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

3. Trách nhiệm của các bên

Bên ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi cam kết do người được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn những cá nhân có am hiểu về thủ tục hành chính hoặc các đơn vị dịch vụ pháp lý uy tín để thực hiện công việc này.

Việc chuẩn bị một Giấy ủy quyền thay đổi vốn điều lệ chỉn chu không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong các giao dịch hành chính công.