Tầm quan trọng của Giấy ủy quyền trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp tư nhân nhằm mở rộng quy mô hoặc tìm kiếm thị trường mới. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp tư nhân thường bận rộn với các hoạt động kinh doanh và không thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức thay mặt thực hiện thủ tục là giải pháp tối ưu.

Chủ doanh nghiệp thực hiện ký kết các văn bản ủy quyền quan trọng (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng (Bối cảnh năm 2018)

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp tư nhân.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự thủ tục thay đổi trụ sở.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Hướng dẫn về các biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền chi tiết

Một bản Giấy ủy quyền hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin Bên ủy quyền

Bên ủy quyền ở đây chính là Doanh nghiệp tư nhân. Cần ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở hiện tại và thông tin của chủ doanh nghiệp tư nhân (người đại diện theo pháp luật).

2. Thông tin Bên được ủy quyền

Cần cung cấp chính xác họ tên, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú của người được ủy quyền. Lưu ý, thông tin này phải khớp hoàn toàn với giấy tờ tùy thân đính kèm trong hồ sơ nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh.

Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan chức năng (ảnh minh họa)

3. Nội dung và phạm vi ủy quyền

Đây là phần quan trọng nhất. Bạn cần ghi rõ người được ủy quyền có quyền thực hiện các công việc cụ thể như: Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở chính, nhận kết quả (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới), ký các giấy tờ liên quan và giải trình với cơ quan đăng ký kinh doanh nếu có yêu cầu.

Mẫu nội dung tham khảo: "Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư để nộp hồ sơ, nhận thông báo sửa đổi bổ sung (nếu có) và nhận kết quả thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp."

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, thì khi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải nộp kèm theo hồ sơ:

• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
• Văn bản ủy quyền (Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền) theo quy định của pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải có chữ ký của chủ doanh nghiệp và đóng dấu của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam.