Trong bối cảnh nền kinh tế số tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ vào năm 2020, chữ ký số (Digital Signature) đã trở thành một "vật bất ly thân" đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, không ít trường hợp doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thay đổi khóa cho thuê bao chứng thư số. Để quá trình này diễn ra nhanh chóng và đúng quy định, việc chuẩn bị một Giấy ủy quyền thay đổi khóa chứng thư số là vô cùng cần thiết.

Tại sao doanh nghiệp cần thay đổi khóa chứng thư số?

Việc thay đổi cặp khóa (bao gồm khóa bí mật và khóa công khai) thường phát sinh từ các nhu cầu thực tế nhằm đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử của công ty cổ phần. Các lý do phổ biến bao gồm:

• Nghi ngờ lộ khóa bí mật: Khi doanh nghiệp phát hiện hoặc nghi ngờ khóa bí mật bị đánh cắp hoặc bị truy cập trái phép.
• Thay đổi thiết bị lưu trữ: Khi USB Token bị hỏng, thất lạc hoặc doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang công nghệ ký số mới.
• Thay đổi nhân sự quản lý: Người được giao quản lý chữ ký số nghỉ việc hoặc chuyển công tác, cần thay đổi khóa để đảm bảo người cũ không còn khả năng sử dụng.
• Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Hoặc theo khuyến nghị bảo mật định kỳ của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA).

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chứng thực chữ ký số năm 2020

Tại thời điểm năm 2020, hoạt động này được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, các tổ chức cung cấp dịch vụ phải tuân thủ nghiêm ngặt quy chế chứng thực đã được phê duyệt.

Cụ thể, Điều 31 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về quy chế chứng thực như sau:

Điều 31. Quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

1. Quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được xây dựng theo mẫu quy định trong quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

2. Quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải được công khai theo quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định này.

3. Khi có sự thay đổi thông tin trong quy chế chứng thực, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải thông báo bằng văn bản đến Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và phải được sự đồng ý bằng văn bản của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia đối với các nội dung thay đổi.

Bên cạnh đó, việc ủy quyền trong doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về đại diện được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật trong Luật Doanh nghiệp 2014.

Mẫu Giấy ủy quyền thay đổi khóa chứng thư số chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền dành cho công ty cổ phần khi thực hiện thủ tục tại các nhà cung cấp dịch vụ như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA...

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho doanh nghiệp, khi soạn thảo và sử dụng Giấy ủy quyền, cần lưu ý các điểm sau:

1. Xác thực thông tin: Thông tin của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với CMND/CCCD và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Con dấu pháp nhân: Giấy ủy quyền của công ty cổ phần bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu chính thức của công ty.
3. Thời hạn ủy quyền: Nên ghi rõ thời hạn cụ thể hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh việc lạm dụng quyền hạn sau này.
4. Bảo mật sau khi thay đổi: Ngay sau khi nhận được khóa mới (thường là mã PIN mới của Token), người có thẩm quyền của doanh nghiệp cần thực hiện đổi mã PIN ngay lập tức và không chia sẻ cho những người không có trách nhiệm.

Việc tuân thủ đúng quy trình ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính trôi chảy mà còn là lá chắn bảo vệ tài sản số của công ty trước những rủi ro pháp lý tiềm ẩn.