Trong hoạt động của công ty cổ phần, việc tham dự các cuộc họp quan trọng như Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị là quyền lợi và nghĩa vụ cơ bản của cổ đông và thành viên quản trị. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan, không phải lúc nào họ cũng có thể trực tiếp có mặt. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là giải pháp pháp lý tối ưu để đảm bảo tiếng nói và quyền biểu quyết của mình vẫn được thực hiện.

Cuộc họp Hội đồng quản trị đóng vai trò then chốt trong việc quyết định các chiến lược của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền trong công ty cổ phần

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, cổ đông có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông. Đối với thành viên Hội đồng quản trị, việc ủy quyền dự họp cũng được thực hiện theo các quy định cụ thể tại Điều lệ công ty và các quy định liên quan của pháp luật doanh nghiệp hiện hành.

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản. Người được ủy quyền không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Văn bản ủy quyền cần nêu rõ thông tin của bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi ủy quyền và thời hạn ủy quyền để tránh các tranh chấp pháp lý không đáng có về sau.

Việc ký kết giấy ủy quyền cần được thực hiện cẩn trọng để đảm bảo tính pháp lý (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi lập Giấy ủy quyền

• Thông tin định danh: Cần ghi chính xác số CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.
• Phạm vi ủy quyền: Cần xác định rõ người được ủy quyền có quyền biểu quyết đối với tất cả các vấn đề hay chỉ một số vấn đề cụ thể tại cuộc họp.
• Thời hạn ủy quyền: Thông thường, giấy ủy quyền có giá trị cho một cuộc họp cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chữ ký: Văn bản phải có chữ ký xác nhận của cả hai bên để đảm bảo sự đồng thuận và trách nhiệm pháp lý.

Mẫu Giấy ủy quyền tham dự cuộc họp mới nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn theo các quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 mà quý bạn đọc có thể tham khảo và áp dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

GIẤY UỶ QUYỀN

Về việc tham dự cuộc họp Hội đồng quản trị/ Đại hội đồng cổ đông

Kính gửi: Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty ………………………

Tôi là: ………………………………………………………………………………

Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ……………… do ……………….. cấp ngày …………...

Địa chỉ thường trú: ………………………………………………………………………….

Là: ………………… (thành viên Hội đồng quản trị/ cổ đông) của Công ty ……………

Bằng văn bản này, tôi ủy quyền cho:

Ông/Bà: ………………………………………………………………………………

Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ………………… do ………………. cấp ngày ………...

Địa chỉ thường trú: ………………………………………………………………………….

NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

1. Phạm vi ủy quyền: Ông/ Bà …………………… được quyền đại diện, thay mặt tôi thực hiện quyền và nghĩa vụ của (thành viên HĐQT/ cổ đông) tham dự Cuộc họp (Hội đồng quản trị/ Đại hội đồng cổ đông) của Công ty ………… tổ chức vào ngày ………… theo Thông báo mời họp ngày ………… của Công ty. Người được ủy quyền có quyền phát biểu và biểu quyết đối với các nội dung thuộc thẩm quyền của tôi tại cuộc họp nêu trên.

2. Thời hạn ủy quyền: Giấy ủy quyền này có giá trị từ ngày ký đến khi kết thúc cuộc họp nêu trên, trừ khi có thông báo thay đổi hoặc hủy bỏ ủy quyền bằng văn bản.

Người được ủy quyền (Ký, ghi rõ họ tên)

Người ủy quyền (Ký, ghi rõ họ tên)

Việc sử dụng đúng mẫu và tuân thủ quy trình ủy quyền không chỉ giúp cổ đông bảo vệ quyền lợi của mình mà còn giúp doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp đúng trình tự pháp luật, tránh các rủi ro về việc hủy bỏ nghị quyết do vi phạm thủ tục triệu tập và dự họp.