Trong hoạt động kinh doanh của các công ty cổ phần, việc quản trị tài nguyên Internet, đặc biệt là tên miền quốc gia ".vn", đóng vai trò sống còn đối với thương hiệu số. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc thay đổi chiến lược, doanh nghiệp có thể cần rút lại hồ sơ chuyển nhượng tên miền đã nộp. Để thực hiện việc này một cách hợp pháp và nhanh chóng, việc lập Giấy ủy quyền rút hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền là thủ tục bắt buộc nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện.

Căn cứ pháp lý về ủy quyền và quản lý tên miền năm 2019

Tại thời điểm tháng 8 năm 2019, các hoạt động liên quan đến tên miền được điều chỉnh trực tiếp bởi Thông tư 24/2015/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông. Theo đó, việc chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền là một giao dịch dân sự đặc thù, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về hồ sơ tại các Nhà đăng ký tên miền.

Về mặt hình thức ủy quyền, Bộ luật Dân sự 2015 quy định rõ tại các điều khoản về đại diện. Cụ thể, theo Điều 138, cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

Điều 138. Đại diện theo ủy quyền
1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
...
3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.

Tại sao cần Giấy ủy quyền rút hồ sơ chuyển nhượng tên miền?

Khi hồ sơ chuyển nhượng đã được gửi đến Nhà đăng ký (VNNIC hoặc các đại lý), hồ sơ này đang trong quá trình thẩm định. Nếu doanh nghiệp muốn dừng giao dịch, họ phải có văn bản yêu cầu chính thức. Giấy ủy quyền cho phép nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ thay mặt công ty thực hiện các công việc sau:

• Nộp đơn xin rút hồ sơ chuyển nhượng.
• Ký các biên bản làm việc với Nhà đăng ký tên miền.
• Nhận lại các giấy tờ gốc (nếu có) đã nộp trong bộ hồ sơ trước đó.

Mẫu Giấy ủy quyền rút hồ sơ chuyển nhượng tên miền chuẩn 2019

Dưới đây là mẫu văn bản được thiết kế phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 (đang có hiệu lực năm 2019) dành cho Công ty Cổ phần:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để đảm bảo tính pháp lý cao nhất, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin chính xác: Số CMND/CCCD của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với bản gốc mang theo khi làm việc với Nhà đăng ký.
• Thời hạn ủy quyền: Nên ghi rõ thời hạn hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh các tranh chấp về quyền hạn sau này.
• Con dấu: Đối với công ty cổ phần, Giấy ủy quyền bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị hành chính, bảo vệ tối đa quyền lợi đối với tài sản số của mình.