Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là với loại hình Công ty hợp danh, việc mua hóa đơn từ cơ quan thuế là một thủ tục hành chính quan trọng đối với các đơn vị chưa đủ điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn. Để thực hiện công việc này một cách thuận lợi, người đại diện theo pháp luật thường ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác thực hiện.

Người đại diện Công ty hợp danh ký kết giấy tờ ủy quyền quan trọng (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc mua hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, việc mua hóa đơn của cơ quan thuế được điều chỉnh chặt chẽ bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về tổ chức và quản lý Công ty hợp danh.

Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế bao gồm các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Tại sao Công ty hợp danh cần Giấy ủy quyền mua hóa đơn?

Công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (thành viên hợp danh). Theo Điều 176 Luật Doanh nghiệp 2014, các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.

Tuy nhiên, trên thực tế, các thành viên hợp danh thường bận rộn với công tác quản lý vĩ mô. Do đó, việc cử một nhân viên kế toán hoặc nhân sự phụ trách đi giao dịch với cơ quan thuế là giải pháp tối ưu. Để cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ, Giấy ủy quyền là văn bản bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ mua hóa đơn lần đầu và các lần tiếp theo.

Giao dịch tại cơ quan thuế đòi hỏi hồ sơ ủy quyền đầy đủ và hợp lệ (ảnh minh họa)

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền mua hóa đơn

Một mẫu Giấy ủy quyền chuẩn cần đảm bảo các thông tin sau:

GIẤY ỦY QUYỀN
(Về việc mua hóa đơn từ cơ quan thuế)

I. Bên ủy quyền: Thông tin đầy đủ về Công ty hợp danh (Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Người đại diện).
II. Bên được ủy quyền: Thông tin cá nhân của người đi mua hóa đơn (Họ tên, CMND/CCCD, Chức vụ).
III. Nội dung ủy quyền: Ghi rõ phạm vi là liên hệ cơ quan thuế để nộp hồ sơ, ký các giấy tờ liên quan và nhận hóa đơn.
IV. Thời hạn ủy quyền: Thường là từ ngày ký đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi đi mua hóa đơn, người được ủy quyền cần mang theo:

1. Giấy ủy quyền (có đóng dấu công ty).
2. Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân bản gốc của người được ủy quyền.
3. Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo mẫu của cơ quan thuế).
4. Sổ mua hóa đơn (nếu là mua lần thứ hai trở đi).

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính của Công ty hợp danh.