Trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty hợp danh, văn bằng bảo hộ nhãn hiệu không chỉ là chứng thư pháp lý xác lập quyền sở hữu mà còn là tài sản vô hình vô cùng giá trị. Tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ và sử dụng, không ít trường hợp văn bằng gốc bị thất lạc, hư hỏng hoặc cần thêm bản sao cho các đồng chủ sở hữu. Vậy quy trình xin cấp phó bản văn bằng bảo hộ nhãn hiệu vào năm 2019 được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho quý doanh nghiệp.

1. Cơ sở pháp lý và các trường hợp được cấp phó bản

Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 và Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009, chủ sở hữu có quyền yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước cấp phó bản văn bằng bảo hộ trong các trường hợp cụ thể.

Căn cứ theo điểm 20.1 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi bởi Thông tư 16/2016/TT-BKHCN), các trường hợp được yêu cầu cấp phó bản bao gồm:

• Quyền sở hữu chung: Khi quyền sở hữu công nghiệp thuộc về nhiều tổ chức, cá nhân chung nhau, văn bằng bảo hộ sẽ chỉ được cấp cho người đầu tiên trong danh sách chủ đơn. Các chủ sở hữu khác có quyền yêu cầu cấp phó bản.
• Văn bằng gốc bị mất: Chủ sở hữu làm mất văn bằng và có lý do chính đáng.
• Văn bằng bị hỏng: Văn bằng bị rách, bẩn, phai mờ đến mức không còn sử dụng được.

2. Thành phần hồ sơ đề nghị cấp phó bản nhãn hiệu

Để được Cục Sở hữu trí tuệ xem xét cấp phó bản, Công ty hợp danh cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu cấp phó bản: Sử dụng Mẫu 03-PB quy định tại Phụ lục C của Thông tư 01/2007/TT-BKHCN.
2. Mẫu nhãn hiệu: Phải trùng khớp với mẫu nhãn hiệu trong văn bằng bảo hộ gốc.
3. Giấy ủy quyền: Nếu thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.
4. Chứng từ nộp phí, lệ phí: Theo quy định của Bộ Tài chính.
5. Văn bằng gốc (nếu có): Trường hợp xin cấp lại do văn bằng bị hỏng.

3. Hướng dẫn chi tiết cách kê khai Tờ khai Mẫu 03-PB

Đối với Công ty hợp danh, việc kê khai cần lưu ý các thông tin về người đại diện theo pháp luật (thường là các thành viên hợp danh). Dưới đây là cấu trúc nội dung tờ khai:

MỤC 1. CHỦ ĐƠN: Ghi đầy đủ tên Công ty hợp danh theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và email liên hệ.
MỤC 2. ĐẠI DIỆN CỦA CHỦ ĐƠN: Đánh dấu vào ô tương ứng (người đại diện theo pháp luật hoặc tổ chức dịch vụ được ủy quyền).
MỤC 3. VĂN BẰNG BẢO HỘ ĐỀ NGHỊ CẤP PHÓ BẢN: Ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cần cấp phó bản.
MỤC 4. NỘI DUNG YÊU CẦU: Nêu rõ lý do (mất, hỏng hoặc cấp cho đồng chủ sở hữu). Nếu bị mất, cần cam đoan về việc thất lạc.
MỤC 6. PHÍ, LỆ PHÍ: Liệt kê các khoản phí cấp phó bản và phí công bố quyết định cấp phó bản.

4. Trình tự thực hiện và thời gian giải quyết

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Cục Sở hữu trí tuệ (Địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng).

Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận hồ sơ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ xem xét yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định cấp phó bản và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp. Trường hợp hồ sơ có thiếu sót, Cục sẽ thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung trong thời hạn quy định.

5. Một số lưu ý quan trọng cho Công ty hợp danh

Do đặc thù của Công ty hợp danh là các thành viên hợp danh cùng nhau quản lý và đại diện công ty, nên khi ký tên trên tờ khai và giấy ủy quyền, cần đảm bảo đúng thẩm quyền theo Điều lệ công ty và quy định của Luật Doanh nghiệp.

Việc xin cấp phó bản là thủ tục cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, kinh tế và xử lý vi phạm nhãn hiệu. Doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi phát hiện văn bằng gốc không còn nguyên vẹn hoặc bị thất lạc để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp các Công ty hợp danh dễ dàng hơn trong việc thực hiện thủ tục cấp phó bản văn bằng bảo hộ nhãn hiệu tại thời điểm năm 2019.