Việc mất đi người thân khi đang ở xa Tổ quốc là một nỗi đau vô cùng lớn. Bên cạnh việc lo hậu sự, thân nhân của người quá cố còn phải đối mặt với những thủ tục pháp lý phức tạp để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người đã khuất tại Việt Nam. Một trong những bước quan trọng nhất chính là đăng ký khai tử tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Cơ quan nào có thẩm quyền đăng ký khai tử cho người Việt Nam ở nước ngoài?

Theo quy định tại Điều 17 Thông tư 07/2023/TT-BNG, thẩm quyền đăng ký khai tử được xác định như sau:

Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết ở nước ngoài. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Như vậy, thân nhân cần liên hệ với Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam phụ trách địa bàn nơi người quá cố cư trú hoặc tử vong để thực hiện thủ tục.

Hồ sơ đăng ký khai tử bao gồm những gì?

Để quá trình giải quyết được nhanh chóng, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn:

Giấy tờ phải nộp:

• Tờ khai đăng ký khai tử: Theo mẫu quy định tại Thông tư 04/2024/TT-BTP.
• Giấy báo tử: Hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (ví dụ: Trích lục khai tử của nước sở tại).
• Văn bản ủy quyền: Nếu không trực tiếp đi làm được (phải được chứng thực, trừ trường hợp là người thân ruột thịt).

Giấy tờ phải xuất trình:

• Hộ chiếu hoặc căn cước công dân của người đi đăng ký để xác minh nhân thân.
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đã khuất để xác định quốc tịch và thông tin cá nhân.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền của Cơ quan đại diện.

Quy trình thực hiện và thời gian giải quyết

Hiện nay, người dân có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tuyến (nếu Cơ quan đại diện đã triển khai phần mềm hộ tịch điện tử). Trình tự cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện có thẩm quyền.

Bước 2: Cán bộ lãnh sự kiểm tra hồ sơ. Nếu đầy đủ và hợp lệ, cán bộ sẽ tiếp nhận và viết phiếu hẹn trả kết quả.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ. Theo quy định, việc đăng ký khai tử thường được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần xác minh thêm, thời hạn không quá 03 ngày làm việc.

Bước 4: Nhận kết quả. Người yêu cầu ký vào Sổ đăng ký khai tử và nhận Trích lục khai tử.

Một số lưu ý quan trọng về hợp pháp hóa lãnh sự

Một điểm thuận lợi cho công dân là các giấy tờ do cơ quan thẩm quyền nước sở tại cấp (như Giấy báo tử) khi sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, nếu giấy tờ do nước thứ ba cấp thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa theo quy định.

Ngoài ra, các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh và công chứng bản dịch theo quy định của pháp luật.

Việc thực hiện đúng và kịp thời thủ tục khai tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp gia đình sớm ổn định các vấn đề về thừa kế, chế độ tử tuất và các quan hệ dân sự khác liên quan đến người đã khuất.