Mất hóa đơn liên 2 – Nỗi lo của kế toán công ty hợp danh năm 2020

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thất lạc hoặc làm mất hóa đơn là điều không ai mong muốn, đặc biệt là đối với các công ty hợp danh – nơi mà trách nhiệm của các thành viên hợp danh thường gắn liền với sự minh bạch về tài chính. Tại thời điểm năm 2020, quy trình xử lý khi mất hóa đơn liên 2 (liên giao cho khách hàng) được quy định rất chặt chẽ nhằm ngăn chặn việc gian lận thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn vô tình làm mất hóa đơn, đừng quá hoảng loạn. Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC sẽ giúp bạn xử lý tình huống này một cách chuyên nghiệp và đúng luật.

Kế toán cần bình tĩnh xử lý khi phát hiện mất hóa đơn để tránh sai sót pháp lý (ảnh minh họa)

Quy trình 3 bước xử lý mất hóa đơn theo quy định năm 2020

Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2), người bán và người mua phải thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Hai bên phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu trên biên bản.

Việc lập biên bản xác nhận mất hóa đơn giữa hai bên là bắt buộc (ảnh minh họa)

Bước 2: Sao chụp và xác nhận hóa đơn liên 1

Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn sao chụp có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Bước 3: Báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn bị mất, cháy, hỏng phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

"Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó."

Mức xử phạt vi phạm hành chính khi làm mất hóa đơn năm 2020

Việc làm mất hóa đơn không chỉ gây rắc rối về thủ tục mà còn có thể khiến công ty hợp danh đối mặt với các khoản phạt tài chính đáng kể theo Nghị định 109/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 49/2016/NĐ-CP):

• Phạt cảnh cáo: Nếu làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng tìm lại được trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) để thiết lập chứng từ thanh toán, kê khai thuế và quyết toán thuế.

Tuy nhiên, nếu việc mất hóa đơn do lỗi của bên thứ ba (ví dụ: đơn vị vận chuyển) thì bên thuê đơn vị vận chuyển sẽ bị xử phạt, sau đó có quyền yêu cầu đơn vị vận chuyển bồi thường theo hợp đồng dân sự.

Lời khuyên cho các công ty hợp danh

Để hạn chế rủi ro, các công ty hợp danh nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sớm theo lộ trình của Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Việc lưu trữ hóa đơn trên hệ thống số sẽ giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ mất mát vật lý và đơn giản hóa quy trình báo cáo với cơ quan thuế.