Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ là chứng từ thanh toán mà còn là căn cứ quan trọng để kê khai, khấu trừ thuế. Việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn là sự cố ngoài ý muốn nhưng lại tiềm ẩn những rủi ro pháp lý và mức phạt tài chính không hề nhỏ nếu doanh nghiệp không xử lý đúng quy trình.

Nỗi lo mất hóa đơn và những hệ lụy pháp lý đối với doanh nghiệp

Tại thời điểm năm 2018, khi hóa đơn giấy vẫn còn chiếm ưu thế, việc bảo quản hóa đơn là một thách thức lớn. Một sai sót nhỏ trong khâu lưu trữ hoặc vận chuyển cũng có thể dẫn đến việc thất lạc hóa đơn. Theo quy định, khi xảy ra sự cố này, doanh nghiệp phải đối mặt với hai vấn đề lớn: Quy trình báo cáo bắt buộc và Mức xử phạt vi phạm hành chính.

Kế toán viên lo lắng khi phát hiện thất lạc hóa đơn GTGT quan trọng (ảnh minh họa)

Quy trình 3 bước xử lý khi mất hóa đơn theo quy định năm 2018

Căn cứ vào Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:

Bước 1: Lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn

Doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này. Nội dung báo cáo cần ghi rõ số lượng, ký hiệu, số hóa đơn bị mất và lý do cụ thể.

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Đây là bước cực kỳ quan trọng về mặt thời gian. Doanh nghiệp phải gửi thông báo cho cơ quan thuế chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Bước 3: Xử lý đối với hóa đơn đã lập (Liên 2) bị mất

Trường hợp hóa đơn đã lập đúng quy định nhưng bị mất liên 2 (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua phải thực hiện các thủ tục bổ sung:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó ghi rõ liên 1 của hóa đơn được người bán khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu trên biên bản.
• Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Việc lập biên bản mất hóa đơn cần được thực hiện nghiêm túc và đúng quy định (ảnh minh họa)

Mức xử phạt mất hóa đơn theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP

Năm 2018, mức phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn được áp dụng theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 109/2013/NĐ-CP). Cụ thể tại Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP quy định:

"Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất khả kháng khác..."

Tuy nhiên, pháp luật cũng có những quy định giảm nhẹ:

• Phạt cảnh cáo: Nếu làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ theo quy định nhưng đã tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
• Phạt ở mức tối thiểu (4 triệu đồng): Nếu có tình tiết giảm nhẹ như làm mất hóa đơn nhưng đã khai báo kịp thời, đúng quy định.

Lời khuyên cho doanh nghiệp để tránh rủi ro mất hóa đơn

Để tránh những khoản phạt không đáng có, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình lưu trữ hóa đơn khoa học, sử dụng tủ hồ sơ chống cháy và có sự giám sát chặt chẽ khi bàn giao hóa đơn giữa các bộ phận hoặc gửi cho khách hàng qua bưu điện. Đặc biệt, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử (theo lộ trình của Chính phủ) sẽ là giải pháp triệt để nhất để loại bỏ hoàn toàn rủi ro mất mát hóa đơn giấy trong tương lai.