Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thất lạc hoặc làm mất các giấy tờ pháp lý quan trọng như Giấy chứng nhận đăng ký thuế là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, đây là tài liệu then chốt để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước và đối tác. Vậy khi phát hiện mất, doanh nghiệp cần phải làm gì? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình giải trình và thủ tục xin cấp lại theo đúng quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2019.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế

Tại thời điểm đầu năm 2019, mọi hoạt động liên quan đến đăng ký thuế và cấp lại giấy chứng nhận đều được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật Quản lý thuế 2006 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi các Luật năm 2012, 2014, 2016).
• Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 11 Thông tư 95/2016/TT-BTC, khi người nộp thuế bị mất, rách, nát hoặc cháy Giấy chứng nhận đăng ký thuế, họ phải gửi hồ sơ đề nghị cấp lại đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Hồ sơ và quy trình giải trình mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế

Để được cấp lại giấy chứng nhận, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần gửi yêu cầu mà cần có sự giải trình rõ ràng về lý do mất mát để cơ quan thuế có cơ sở xem xét. Hồ sơ bao gồm:

1. Văn bản đề nghị cấp lại: Sử dụng mẫu số 13-MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.
2. Công văn giải trình: Trình bày chi tiết bối cảnh, thời gian và lý do dẫn đến việc mất giấy tờ (ví dụ: do hỏa hoạn, thiên tai, hoặc thất lạc trong quá trình di chuyển văn phòng).

Mẫu công văn giải trình mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu công văn giải trình chuyên sâu dành cho doanh nghiệp TNHH một thành viên hoặc các loại hình doanh nghiệp khác:

Thời hạn giải quyết của cơ quan thuế

Căn cứ theo khoản 2 Điều 11 Thông tư 95/2016/TT-BTC, thời hạn để cơ quan thuế thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế là 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị đầy đủ theo quy định.

Việc nắm vững quy trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có khi làm việc với các cơ quan chức năng. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với bộ phận một cửa của Chi cục Thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn chi tiết hơn.