Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, con dấu không chỉ là công cụ xác nhận giá trị pháp lý của văn bản mà còn là tài sản quan trọng của công ty. Đối với loại hình công ty hợp danh, việc quản lý con dấu thường gắn liền với trách nhiệm của các thành viên hợp danh. Vậy khi chẳng may xảy ra sự cố mất con dấu vào thời điểm đầu năm 2019, doanh nghiệp cần phải thực hiện những bước nào để đảm bảo đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014?

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh về con dấu doanh nghiệp năm 2019

Tại thời điểm tháng 01/2019, các quy định về con dấu doanh nghiệp được thực hiện theo cơ chế tự chủ nhưng vẫn có sự giám sát của cơ quan nhà nước. Cụ thể:

• Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
• Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về việc quản lý và sử dụng con dấu.
• Đối với các con dấu được cấp bởi cơ quan Công an trước ngày 01/07/2015, việc quản lý vẫn chịu sự điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

2. Quy trình xử lý khi mất con dấu công ty hợp danh

Khi phát hiện mất con dấu, người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh cần thực hiện ngay các bước sau:

Bước 1: Trình báo cơ quan Công an

Nếu con dấu của doanh nghiệp do cơ quan Công an cấp và quản lý (thường là các doanh nghiệp thành lập trước tháng 7/2015), doanh nghiệp phải làm đơn trình báo mất con dấu gửi Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Bước 2: Hủy mẫu con dấu cũ

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hủy mẫu con dấu cũ đã thông báo để tránh trường hợp kẻ xấu lợi dụng con dấu bị mất để thực hiện các giao dịch bất hợp pháp.

Bước 3: Làm con dấu mới và thông báo mẫu dấu

Sau khi đã trình báo, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu mới. Theo quy định năm 2019, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc thuê đơn vị khắc dấu. Sau khi có con dấu mới, doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:
"Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp."

3. Mẫu Tờ trình thông báo việc mất con dấu (Cập nhật 2019)

Dưới đây là mẫu tờ trình chuyên sâu dành cho công ty hợp danh khi thực hiện thủ tục tại cơ quan Công an:

4. Những lưu ý quan trọng dành cho Công ty hợp danh

Khác với công ty TNHH hay Công ty cổ phần, công ty hợp danh có đặc thù về chế độ trách nhiệm vô hạn của các thành viên hợp danh. Do đó, việc mất con dấu nếu không được xử lý kịp thời có thể dẫn đến những tranh chấp nội bộ hoặc rủi ro tài sản rất lớn. Thành viên hợp danh quản lý con dấu phải có trách nhiệm bảo quản và báo cáo ngay cho Hội đồng thành viên khi có sự cố xảy ra.

Ngoài ra, theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để quý doanh nghiệp xử lý tình huống mất con dấu một cách chuyên nghiệp và đúng luật nhất trong bối cảnh năm 2019.